KAPITEL 4 Personalmanagement

4.5 Gesetzgebung zu Arbeitszeiten, Pausen und freien Tagen

4.5.1 Arbeitszeiten, Pausen, freie Tage

  1. a)

    Arbeitszeiten dürfen im Prinzip 40 Wochenstunden bzw. acht Stunden pro Tag ohne Pausen nicht überschreiten (gesetzliche Arbeitszeit). Einigen Unternehmen ist es jedoch auch gestattet, ihre Mitarbeiter bis zu 44 Stunden pro Woche bei höchstens 8 Stunden täglich arbeiten zu lassen. Zu diesen Firmen zählen Einzelhandelsgeschäfte und Schönheitssalons, Kinos und Theater, gesundheits- und hygienebezogene Geschäfte sowie Restaurants und Unterhaltungseinrichtungen mit regelmäßig weniger als 10 Beschäftigten.

  2. b)

    Bei einer Arbeitszeit ab sechs Stunden hat der Arbeitgeber dem Mitarbeiter eine Pause von nicht weniger als 45 Minuten einzuräumen; bei mehr als acht Stunden verlängert sich diese auf eine Stunde.

  3. c)

    Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern mindestens einen arbeitsfreien Tag pro Woche, bzw. vier freie Tage in vier Wochen einräumen (gesetzlich vorgeschriebene arbeitsfreie Tage). Sonntage oder Feiertage müssen nicht unbedingt arbeitsfreie Tage sein, vielmehr können durch Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stattdessen andere Tage als arbeitsfreie Tage der Arbeitnehmer bestimmt werden.

4.5.2 Vereinbarungen über Überstunden und Arbeit an freien Tagen

Verlangt ein Arbeitgeber, dass seine Beschäftigten Arbeit über die gesetzliche Arbeitszeit hinaus oder an gesetzlich arbeitsfreien Tagen leisten, hat er eine Meldung über eine Vereinbarung zu Überstunden und Arbeit an arbeitsfreien Tagen an den Leiter der zuständigen Inspektionsstelle für Beschäftigungssicherheit zu machen. Wenn Arbeitgeber Arbeitnehmer zu Überstunden oder zu Arbeit an freien Tagen nötigen, ohne eine entsprechende Einverständniserklärung vorzulegen, können sie bestraft werden.

Selbst wenn Arbeitgeber eine Einverständniserklärung zu Überstunden und Arbeit an freien Tagen vorlegen, gibt es für solche Arbeit Grenzen:

(Tabelle 4-1)
Zeitraum 1 Woche 2 Woche 4 Woche 1 Monat 2 Monat 3 Monat 1 Jahr
Grenze 15 Stunden 27 Stunden 43 Stunden 45 Stunden 81 Stunden 120 Stunden 360 Stunden

Nur unter außergewöhnlichen Umständen kann über die entsprechenden Verfahren zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern eine Ausweitung der Arbeitsstunden auf eine bestimmte Zahl über diese Grenzen hinaus für einen definierten Zeitraum vereinbart werden (Labor Standards Act, Artikel 36 „Vereinbarung mit Sonderbestimmungen“).

4.5.3 Die „Verpflichtung zur Erfassung und Berechnung der Arbeitszeiten“ seitens der Arbeitgeber

„Arbeitszeit“ bezeichnet unter dem Direktions- und Weisungsrecht der Arbeitgeber stehende Zeit, und die Zeit, in der sich der Arbeitnehmer auf ausdrückliche oder stillschweigende Anweisung des Arbeitgebers mit Arbeit beschäftigt, entspricht der Arbeitszeit. Das „Gesetz über Arbeitsnormen“ (Labor Standards Act) enthält Bestimmungen zu Arbeitszeiten, Urlaub, nächtlichen Überstunden und anderen Arbeitsbedingungen. Arbeitgeber sind demzufolge verpflichtet, Arbeitszeiten ordnungsgemäß zu erfassen und zu kontrollieren. Bei der Berechnung der Arbeitszeit ist es grundsätzlich notwendig, die Zeit objektiv zu erfassen, z. B. durch Stechkarten oder die Nutzungszeit des Computers. Wenn man gezwungen sein sollte, die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst veranschlagen zu lassen, müssen Maßnahmen zur Bestätigung der Richtigkeit der angegebenen Zeiten ergriffen werden.

4.5.4 Bezahlung von Überstunden

Unternehmen haben Beschäftigten, die über die gesetzliche Arbeitszeit hinaus an gesetzlich arbeitsfreien Tagen oder nachts (zwischen 22:00 und 05:00 Uhr) arbeiten, Lohnzuschläge zu zahlen, wie sie in der folgenden Tabelle aufgeführt sind.

(Tabelle 4-2)
Einstufung Zuschlag
(1) Überstunden 25%
(2) Mehr als 60 Überstunden pro Monat1) 50%
(3) Arbeit an arbeitsfreien Tagen 35%
(4) Nachtschicht (zwischen 22:00 und 05:00 Uhr) 25%
(5) Überstunden in der Nachtschicht 50%
(6) Mehr als 60 Überstunden pro Monat in der Nachtschicht1) 75%
(7) Arbeit an arbeitsfreien Tagen in der Nachtschicht 60%
  1. *1

    Die erhöhten Sätze in den Punkten (2) und (6) reflektieren Änderungen des „Gesetzes über Arbeitsnormen“ (Labor Standards Act), die am 1. April 2010 in Kraft traten (davor hatte es keine besonderen Sätze für diese Überstundenkategorien gegeben). Bis April 2023 gelten diese neuen Sätze nicht für kleine und mittlere Unternehmen. Darüber hinaus können Arbeitgeber nach den jüngsten Änderungen bezahlten Urlaub anstelle zusätzlicher Bezahlung für Überstunden anbieten, wenn man sich in einer Betriebsvereinbarung darauf geeinigt hat.

4.5.5 Ausnahmen für Manager und leitende Angestellte

Personen in Management- oder Führungspositionen sowie Personen, die vertrauliche administrative Arbeiten erledigen und eng in das Management eingebunden sind, unterliegen nicht den Regelungen über Arbeitszeiten, Pausen und arbeitsfreie Tage (mit Ausnahme der Regelungen über Nachtarbeit). Ob er oder sie als Manager/Vorgesetzter angesehen werden, wird von Faktoren wie den folgenden grundlegend beeinflusst:

  • Befinden sich die Entscheidungen über Arbeitsbedingungen und Arbeitsverwaltung auf Manager-Niveau?
  • Besitzt er/sie die praktische Kompetenz eines Managers/Vorgesetzten unabhängig vom Titel?
  • Befolgt er/sie strikte Grenzen in Bezug auf Arbeitszeit, wie pünktliches Kommen und Gehen?
  • Erhält er/sie eine der Position angemessene finanzielle Vergütung, wie Grundgehalt, Zuschüsse und Bonuszahlungen?

4.5.6 Geändertes Arbeitszeitsystem

Einige Jobs unterliegen jahres-, monats- oder wochenabhängig großen Arbeitszeitschwankungen. In einigen dieser Fälle dürfen Unternehmen ein System zur Arbeitszeitberechnung anwenden, bei dem das Unternehmen in bestimmten Wochen oder an bestimmten Tagen keine Zuschläge zahlen muss, auch wenn Mitarbeiter über die gesetzliche Arbeitszeit hinaus arbeiten. Voraussetzung ist allerdings, dass die hiervon betroffenen Mitarbeiter im Durchschnitt nicht mehr als die gesetzliche Anzahl Arbeitsstunden in einem festgelegten Zeitraum arbeiten. In diesem Fall ist jedoch eine Betriebsvereinbarung zu treffen bzw. es sind geeignete Bestimmungen in die Arbeitsrichtlinien aufzunehmen, bevor ein flexibles System übernommen werden kann.

  1. a)

    System jährlich geänderter Arbeitsstunden

    Die Arbeitszeit der Mitarbeiter darf in einem festgelegten Zeitraum von mehr als einem Monat, jedoch höchstens einem Jahr, im Durchschnitt 40 Wochenstunden nicht überschreiten. Übernimmt ein Unternehmen dieses System, gilt der erwähnte 40-Stunden-Durchschnitt auch für solche Mitarbeiter, deren gesetzliche Arbeitszeit, mit den unter 4.5.1 a) angeführten Ausnahmen, 44 Wochenstunden beträgt.

  2. b)

    System monatlich geänderter Arbeitsstunden

    Soweit Bestimmungen festgelegt werden, die es Beschäftigten untersagen, mehr als durchschnittlich 40 Stunden1) pro Woche in einem Zeitraum von nicht mehr als einem Monat zu arbeiten, kann der Arbeitgeber in einer bestimmten Woche mehr als 40 Stunden oder mehr als acht Stunden an einem bestimmten Tag arbeiten lassen.

  3. c)

    Gleitzeitsystem

    Ein weiteres System, in dem Arbeitszeiten in einem Monatsrahmen gehandhabt werden können, ist das Gleitzeitsystem. In diesem System wird die Gesamtzahl der Arbeitsstunden festgelegt, die jemand in einem festen Zeitraum von nicht mehr als drei Monaten arbeiten muss, und die Mitarbeiter können in diesem Rahmen frei festlegen, wann sie jeden Tag anfangen zu arbeiten und wann sie ihre Arbeit beenden wollen, solange sie die Gesamtzahl der erforderlichen Arbeitsstunden leisten.

  4. d)

    Wöchentlich geänderte Arbeitsstunden

    In diesem System können Arbeitgeber Arbeitnehmer länger als acht Stunden, jedoch nicht länger als 10 Stunden täglich arbeiten lassen, soweit die Wochenarbeitszeit 40 Stunden nicht überschreitet. Es sollte jedoch darauf hingewiesen werden, dass dieses System auf den Einzelhandel, Gaststätten und Restaurants mit weniger als 30 regelmäßig beschäftigten Mitarbeitern beschränkt ist. Übernimmt ein Unternehmen dieses System, gilt der erwähnte 40-Stunden-Durchschnitt auch für solche Mitarbeiter, deren gesetzliche Arbeitszeit, mit den unter 4.5.1 a) angeführten Ausnahmen, 44 Wochenstunden beträgt.

    1. *1

      In diesem System beträgt die Arbeitszeit von Mitarbeitern, deren gesetzliche Arbeitszeit bei 44 Wochenstunden liegt, mit den unter 4.5.1 a) dargelegten Ausnahmen, auch weiterhin 44 Stunden.

4.5.7 Gleitzeitsystem

Wenn Angestellte außerhalb des Unternehmens arbeiten oder der Arbeitsfortschritt in wesentlichem Umfang den Beschäftigten überlassen bleibt, ist ein gewöhnliches Berechnungsverfahren für die Arbeitsstunden möglicherweise ungeeignet. Für solche Fälle gibt es ein „System angenommener Arbeitsstunden“, bei dem unterstellt wird, dass die Beschäftigten über einen bestimmten Zeitraum gearbeitet haben. Wenn die angenommenen Arbeitsstunden die gesetzlich festgelegten Arbeitsstunden überschreiten, greifen für die Mehrarbeitsstunden erhöhte Lohntarife.

  1. a)

    System angenommener Arbeitsstunden außerhalb der Arbeitsstelle

    Bei diesem System wird unterstellt, dass die Beschäftigten über eine vorgegebene Zahl von Arbeitsstunden gearbeitet haben, wo es schwierig ist, ihre Arbeitsstunden zu berechnen, weil sie außerhalb der Arbeitsstelle für Vertrieb, Medienberichterstattung oder anderes tätig sind. Wenn die Beschäftigten jedoch für die Erbringung der Leistungen über die vorgegebenen Arbeitsstunden hinaus arbeiten müssen, wird generell angenommen, dass sie über „die für die Erbringung der Leistungen allgemein erforderlichen Stunden“ oder „die in der Betriebsvereinbarung vorgesehenen Stunden“ gearbeitet haben.

  2. b)

    Gleitzeitsystem für professionelle Dienstleistungen

    Bei bestimmten Dienstleistungen, die hochprofessionell sind und für die nur schwer spezifische Anweisungen bezüglich Ausführung und Zeitvorgaben gegeben werden können, wird über die Festsetzung von Arbeitsstunden in der Betriebsvereinbarung und Vorlage dieser Vereinbarung beim Leiter des zuständigen Arbeitsnormenaufsichtsbüros unterstellt, dass die Beschäftigten die in der Vereinbarung vorgesehenen Stunden gearbeitet haben, unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden.

  3. c)

    Gleitzeitsystem für Planungsleistungen

    Bei Personen, die sich mit Leistungen wie Planung, Projektierung, Untersuchung und Analyse beschäftigen und die Art der Ausführung dieser Leistungen weitgehend dem Ermessen der Beschäftigten überlassen werden muss, wird unterstellt, dass sie die vom Betriebsrat festgelegten Stunden gearbeitet haben, unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden, wenn dies mindestens mit einer Vier-Fünftel-Mehrheit der Mitglieder des Betriebsrats beschlossen und die Angelegenheit beim Arbeitsnormenaufsichtsbüro registriert ist.

4.5.8 Bezahlter Urlaub

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern, die seit dem Zeitpunkt der Einstellung sechs aufeinander folgende Monate und an nicht weniger als 80 Prozent aller planmäßigen Arbeitstage gearbeitet haben, 10 Tage bezahlten Urlaub gewähren. Dieser bezahlte Urlaub kann am Stück oder gesplittet genommen werden. Behindert der Antrag eines Mitarbeiters auf bezahlten Urlaub den normalen Geschäftsablauf, kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer einen solchen bezahlten Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt nimmt. Die Anzahl der einem Mitarbeiter zustehenden bezahlten Urlaubstage steigt proportional zu der in der folgenden Tabelle angeführten Dienstzeit.

(Tabelle 4-3)
Dienstjahre 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5
Urlaubstage 10 11 12 14 16 18 20

Der Anspruch auf pro Jahr zustehende bezahlte Urlaubstage verfällt nach zwei Jahren. Mit anderen Worten kann der bezahlte Urlaub vom Vorjahr nur ins Folgejahr übernommen und in diesem genommen werden. Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise im Jahr 2004 einen bezahlten Urlaub von 10 Tagen zugesprochen, entscheidet sich jedoch dafür, diesen in diesem Jahr nicht zu nehmen, kann er diese Tage nach 2005 übertragen und zusätzlich zu eventuell in diesem Jahr anfallenden Urlaubstagen nehmen. Ein Übertrag des Resturlaubs von 10 Tagen aus 2004 bis ins Jahr 2006 oder weiter ist jedoch nicht möglich. Es soll darauf hingewiesen werden, dass Mitarbeiter, die fortlaufend und für nicht weniger als sieben Jahre und sechs Monate im selben Unternehmen beschäftigt waren, maximal 40 Tage bezahlten Urlaub in einem Jahr nehmen können, was einschließlich eventuell mitgezogener Resturlaubstage aus dem Vorjahr gilt. Wenn ein Arbeitnehmer den Anspruch auf seinen bezahlten Jahresurlaub nicht vollständig geltend macht und dieser aus Gründen wie Verjährung oder Kündigung erlischt, hängt es von der innerbetrieblichen Vereinbarung ab, ob die ungenutzte Zahl bezahlter Urlaubstage abgegolten wird. Eine solches Verfahren ist jedoch nicht wünschenswert, da es die Arbeitnehmer davon abhalten kann, ihren bezahlten Jahresurlaub wirklich zu nutzen, und es ist wichtig, ein Arbeitsumfeld zu entwickeln, in dem der bezahlte Jahresurlaub bequem genommen werden kann.

Das Unternehmen muss sicherstellen, dass Arbeitnehmer mit 10 oder mehr bezahlten Urlaubstagen pro Jahr mindestens 5 davon tatsächlich nehmen.

Während der bezahlte Jahresurlaub allgemein in Einheiten von ganzen Tagen genutzt werden sollte, können bis zu fünf Tage bezahlten Urlaubs pro Jahr in Stundeneinheiten genommen werden, wenn man sich in einer Betriebsvereinbarung darauf geeinigt hat.

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, mehr bezahlte Urlaubstage als die oben beschriebenen zu gewähren, um Tage abzudecken, an denen Mitarbeiter in Folge nicht arbeitsbezogener Krankheiten oder Verletzungen nicht arbeiten. Es soll weiterhin darauf hingewiesen werden, dass die meisten japanischen Unternehmen ihren Mitarbeitern einige zusätzliche bezahlte Urlaubstage für Hochzeit, beim Tod eines nahen Verwandten und Geburten eigener Kinder usw. einräumen.

Teilzeitbeschäftigte mit wenigen Arbeitstagen und kurzer Wochenarbeitszeit erhalten bezahlten Jahresurlaub proportional zur Anzahl ihrer festgesetzten Arbeitstage.

4.5.9 Urlaub für Mutterschaft, Kinder- und Familienbetreuung

  1. a)

    Mutterschaftsurlaub

    Stellt eine schwangere Mitarbeiterin sechs Wochen vor dem zu erwarteten Geburtstermin einen Urlaubsantrag (14 Wochen bei Mehrlingsschwangerschaft), hat der Arbeitgeber diesem Antrag zu entsprechen. Zudem darf ein Arbeitgeber im Zeitraum von acht Wochen nach der Geburt grundsätzlich keine Mitarbeiterin arbeiten lassen.

  2. b)

    Freistellung zur Kinderbetreuung

    Beantragt ein Mitarbeiter mit einem Kind unter einem Jahr Urlaub (im Prinzip bis zum ersten Geburtstag des Kindes, bei Erfüllung bestimmter Bedingungen bis zum Alter von 14, 18 oder 24 Monaten), so hat der Arbeitgeber diesem Antrag zu entsprechen. Der Arbeitgeber kann Mitarbeiter, die noch kein Jahr im Unternehmen beschäftigt sind, als nicht für Urlaub zur Kinderbetreuung in Frage kommend einstufen, soweit der Arbeitgeber dies in einer Betriebsvereinbarung festlegt.

  3. c)

    Befreiung von außerplanmäßiger Arbeit, verpflichtendes System für verkürzte Arbeit und Begrenzung von Überstunden

    Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Kleinkind von unter drei Jahren um eine Befreiung von außerplanmäßiger Arbeit nachsucht, darf er/sie nicht zu Arbeit über die vorgeschriebene Arbeitszeit hinaus herangezogen werden. Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Kind von weniger als drei Jahren verkürzt arbeiten möchte, muss dies gestattet werden. Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Kind im Vorschulalter um eine Befreiung von außerplanmäßiger Arbeit nachsucht, darf er/sie nicht zu Überstundenarbeit von mehr als 24 Stunden im Monat oder 150 Stunden im Jahr herangezogen werden.

  4. d)

    Freistellung zur Familienbetreuung

    Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Familienmitglied, dem eine bestimmte Stufe der Pflegebedürftigkeit attestiert worden ist, eine Freistellung zur Besorgung dieser Pflege beantragt, so hat der Arbeitgeber einem solchen Antrag in getrennten Zeiträumen bis zu drei Mal für insgesamt 93 Tage pro betroffenem Familienangehörigen stattzugeben. Arbeitgeber können Arbeitnehmer, die, weniger als ein Jahr im Unternehmen gearbeitet haben, und solche, deren Beschäftigungsverhältnis binnen sechs Monaten nach den 93 Tagen endet, als nicht für eine Freistellung zur Familienbetreuung in Frage kommend einstufen, soweit der Arbeitgeber dies in einer Betriebsvereinbarung festlegt.

  5. e)

    Freistellung zur Kinderpflege und zur Familienbetreuung

    Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Kind im Vorschulalter um eine Freistellung zur Pflege seines/ihres kranken oder verletzten Kindes nachsucht, kann er/sie sich bis zu fünf Tage pro Jahr beurlauben lassen (oder bis zu zehn Tage, wenn er/sie zwei oder mehr Kinder im Vorschulalter hat). Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Familienmitglied, das pflegerische Versorgung benötigt, ferner um eine entsprechende Pflegefreistellung nachsucht, kann er/sie sich bis zu fünf Tage pro Jahr beurlauben lassen (oder bis zu zehn Tage, wenn er/sie zwei oder mehr solche Familienmitglieder hat). Diese Freistellung kann in Stundeneinheiten genommen werden.

Die genannten Freistellungen können unbezahlt sein. Unter bestimmten Bedingungen kann ein Beschäftigter während des Zeitraums a) jedoch gewisse Leistungen der Krankenversicherung erhalten sowie während der Zeiträume b) und d) Leistungen der Arbeitslosenversicherung

4.5.10 Untersuchungen durch Inspektoren für Beschäftigungssicherheit

Inspektoren für Beschäftigungssicherheit (labor standards inspectors) sind Fachkräfte des Ministeriums für Gesundheit, Arbeit und Soziales, die auf der Grundlage relevanter japanischer Gesetze und Vorschriften Gewerbebetriebe (Fabriken, Büros) begehen, Überprüfungen bezüglich der Einhaltung dieser Gesetze und Vorschriften durch die Arbeitgeber durchführen und solide Arbeitsbedingungen sowie das Wohlergehen der Arbeitnehmer gewährleisten. Sie sind auch für die Sicherstellung der Entschädigung von Personen verantwortlich, die Arbeitsunfälle erlitten haben.

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