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外国語書類の公証手続き:ベトナム

ベトナム向けに食品等を輸出する際に自由販売証明書(CFS)や委任状などベトナム語以外で書かれた書類に領事査証が求められました。必要な手続き(公証手続き)について教えてください。

ベトナムの公的機関に申請する書類は、外国語書類は効力を持たず、公文書化の手続きとベトナム語への翻訳が求められる場合があります。
これらの手続きは、日本またはベトナムで行うことができます。
書類の種類や役所の裁量によって不要の場合もあるため、実際の取引時にはどこまでの手続きが必要か、輸入者等を通じた確認が必要です。

I. 外国語書類の公証手続き

  1. 日本で手続きする場合
    以下の順番で行います。
    1. 自社のレターヘッド入りで作成した書類に、日本の公証役場の証明を受けます。
    2. 次に、法務局にて、上記の公証人証明が真正のものであるとして証明を受けます。
    3. 外務省に提出し、認証を取ります。
    4. その後、東京のベトナム大使館か、大阪の総領事館に提出して認証を取り、公文書化します。ベトナム語への翻訳はここで手続きできます(翻訳公証といい、別途費用が発生します)。

    ※登記簿謄本や納税証明書など公的機関より発行される公文書は、aとbの手続きは不要です。
    ※bとcについて、東京都内、神奈川県内および大阪府内の公証役場では、法務局と外務省の手続きを経る必要はありません(aの次はdとなります)。

  2. ベトナムで手続きする場合
    登記簿謄本、定款、決算書(納税証明書)など、日本国内でのみ公証が可能な書類があるので注意が必要です。なお、ベトナム国内で手続きをする場合は、以下の順番で行います。
    1. まずは日本の公証役場で認証を受けます。
    2. ベトナムへ持ち込み、在ベトナム日本大使館、または総領事館で認証を受けます(日本の外務省の公印確認は不要です。日本で公印確認を得た書類には、現地日本大使館や総領事館での証明が受けられないためです)。
    3. 次に、ベトナム国内の公証役場(Notary Public)に持ち込み、認証を受けます。ベトナム語への翻訳は、ここで手続きできます(翻訳公証)。

    ※公的機関より発行される公文書は、aは不要です。

以上の手続きを経て、ベトナムで効力を持つ公文書としてベトナムの役所に提出できるようになります。書類の種類によっては、翻訳した文書の写しを役所に提出することができます。
「ベトナム会社・駐在員事務所設立マニュアル」p.5 にフロー図がありますので、併せてご参照ください。

II. 公証手続きを要する主な外国語書類

ベトナムではさまざまな申請に公証を要求されるため、現地では各所に公証役場があります。以下は公証が必要な書類例です。

  1. 駐在員事務所・会社の設立
    登記簿謄本、監査済み財務報告書または直近の納税証明書、企業の公証定款写し、駐在事務所長への委任状、代表者または署名権限者のパスポートの写し、事務所の賃貸契約書、駐在員事務所設立証明書、事業登録証明書など
  2. 合弁会社への投資など
    合弁契約書の写し、投資家から設立会社の代表者への委任状、投資証明書の写し、会社定款の写し、投資家の財務能力を示す銀行の証明書、代表者や署名権限者のパスポートの写し、職種の法的証明書など
  3. 委任状
    代理申請など委任状はさまざまな手続きで使用されますが、外国語書類の委任状にも翻訳公証が必要です。
  4. 自由販売証明書(Certificate of Free Sale: CFS)
    特定の生産品が輸出国または輸入国の市場で、自由に販売されていることを証明する証明書です。ベトナムにはCFS管理品目が定められており、対象品目の輸出入にはCFSの取得が必要です。
    〔注〕日本から食品をベトナム向けに輸出する場合
    日本の厚生労働省がCFSを発行します。これは(日本の公的機関が発行する)公文書に当たりますが、翻訳公証が求められた場合、公証役場に訳文と(翻訳の誠実性に関する)宣誓書を合わせて提出し、認証を得ます(I.-1日本で手続きする場合を参照ください)。
  5. 日本人とベトナム人が結婚する場合
    日本語の出生証明書、結婚条件具備証明書、独身証明書、健康診断証明書など
  6. 滞在ビザの取得、教育取得証明書、資格証明書など

関係機関

日本公証人連合会外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます

外務省:
公印確認・アポスティーユとは外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます

厚生労働省:
自由販売証明書の発行について外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます
ベトナム大使館外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます(英語)
在ベトナム日本大使館( Viet Nam Embassy of Japan)外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます
在ホーチミン日本国総領事館(Ho Chi Minh Consulate-General of Japan)外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます

参考資料・情報

ジェトロ:
貿易・投資相談Q&A: 「 駐在員事務所開設の際の注意点
海外ビジネス情報:
外国企業の会社設立手続きと必要書類
ベトナム会社・駐在員事務所設立マニュアルPDFファイル(2014年4月)(2.67MB)」
労働許可書/ビザ(査証)の取得手続き(2017年1月)PDFファイル(2.25MB)

調査時点:2017年6月

記事番号: A-121101

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