S'implanter au JaponSection 4. Gestion des ressources humaines
A noter

(A noter 1) Charges sociales

Les dépenses supportées par une société en charges sociales sur les prestations versées à ses employés peuvent être réparties en deux groupes : d'une part les dépenses obligatoires, qui comprennent les cotisations d'assurance chômage et accidents du travail ainsi que les autres dépenses imposées légalement, et d'autre part, les dépenses sociales volontaires. Selon une étude*1 réalisée pendant l'exercice fiscal 2016 (avril 2016 à mars 2017), les charges sociales représentaient 19,8 % du salaire total. Elles se répartissaient à raison de 15,3 % en charges sociales obligatoires et de 4,5 % pour les dépenses sociales volontaires (à l'exclusion des prestations forfaitaires de retraite et les pensions de retraite).
Les dépenses sociales volontaires comprennent notamment la fourniture d'un logement, les examens médicaux et autres prestations de santé, les services facilitant la vie des employés, par exemple les repas subventionnés dans des cafétérias de l'entreprise, et la mise à disposition d'équipements de loisirs. Le rapport des prestations forfaitaires de retraite et pensions de retraite et de la masse salariale monétaire totale était de 9,3 %.

* Étude réalisée par la Japan Federation of Economic Organizations (les chiffres ayant été arrondis, le total des chiffres peut ne pas correspondre à la somme totale)

(A noter 2) Syndicats

La loi japonaise garantit l'exercice des activités syndicales. Les employeurs ne peuvent pas recruter un employé en posant pour condition qu'il ne se syndique pas, et ne peuvent pas désavantager un employé parce qu'il appartient à un syndicat. De plus, aucune société n'a le droit de refuser sans motif la demande du syndicat de négocier collectivement.
Selon une enquête du Ministère de la santé, du travail et des affaires sociales, le taux de syndicalisation au Japon en juin 2017 était estimé à 17,3 %, ce qui indique une tendance à la baisse. Si l'on compare le taux de syndicalisation à la taille de l'employeur (dans le secteur privé seulement), il apparaît que dans les entreprises ayant au moins 1 000 employés, il est de 44.3 %, mais seulement de 11,8 % dans les entreprises ayant de 100 à 1 000 employés. Dans le cas des entreprises ayant moins de 100 employés, il n'est que de 0,9 %.

(A noter 3) Protection des travailleurs temporaires selon la législation du travail

Un intérimaire est un salarié ayant conclu un contrat de travail avec une agence de travail temporaire (une société qui place le personnel intérimaire) et qui, sous les ordres de l'agence, va travailler dans une société cliente de l'agence (c'est-à-dire une société qui conclut un contrat de placement de travail intérimaire avec l'agence, et qui accepte ensuite le placement intérimaire de l'employé) pour exécuter des tâches sous les ordres de cette société.
La législation du travail, notamment le Code du travail, la loi sur l'hygiène et la sécurité au travail, ou encore la loi sur l'égalité hommes-femmes en matière d'emploi, s'applique aux travailleurs temporaires. C'est aux entreprises qui emploient des travailleurs temporaires qu'incombe la responsabilité du respect du Code du travail en matière de temps de travail, de pauses, et de jours de repos; ces entreprises peuvent demander aux intérimaires de faire des heures supplémentaires dans la limite autorisée par le Code du travail, à condition qu'elles aient conclu une convention avec l'agence de travail intérimaire à ce sujet. Dans ce cas, c'est à l'agence intérimaire qu'incombe la responsabilité de payer le salaire horaire majoré.
L'agence de travail intérimaire doit pourvoir aux congés payés annuels des intérimaires, et fournir à la société cliente un remplaçant, si nécessaire, pendant que l'intérimaire prend son congé annuel. C'est aussi l'agence de travail intérimaire, et non la société cliente, qui doit se charger des assurances du travail (assurance accidents du travail et assurance chômage) et des assurances sociales (assurance retraite des employés et assurance sociale) des intérimaires et qui doit payer les cotisations appropriées.
Lorsqu'une entreprise cliente accepte des services illicites d'intérimaires (dépassement des limites de temps, contrat dissimulé, prestations de services non autorisés, etc.), une relation d'emploi directe est réputée avoir été établie entre l'entreprise cliente et les intérimaires au moment de l'acceptation desdits services.

(A noter 4) Consultation de spécialistes en gestion des ressources humaines

Les avocats spécialistes en droit du travail et de la sécurité sociale sont des spécialistes de la gestion des ressources humaines titulaires d'une qualification spécifique accordée au niveau national. De même que les experts comptables, ces avocats offrent des prestations à la demande des sociétés, notamment :

  1. Accomplissement de démarches liées aux assurances du travail et sociales, et de tâches administratives en qualité de mandataires des sociétés qui embauchent.
  2. Prestations de conseil en matière de sécurité et d'hygiène et de gestion du personnel (et notamment la rédaction des règles de travail, l'établissement des barèmes de salaires, et la résolution des problèmes liés à l'emploi).
  3. Médiation dans les conflits individuels liés à l'emploi.
  4. Prestations de conseil et traitement des plaintes se rapportant aux pensions.
  5. Toute autre tâche se rapportant à l'emploi.

(La loi interdit que les prestations évoquées aux alinéas (a) et (c) soient assurées par des personnes autres que les avocats spécialistes en droit du travail et de la sécurité sociale exerçant dans un cabinet privé, les sociétés d'avocats certifiées comme spécialistes en droit du travail et de la sécurité sociale, ou les avocats.)

Organigramme 1.
Procédures à suivre en matière d'assurances (assurances du travail et assurances sociales) lors de l'établissement d'une société ou du recrutement de personnel/travailleurs

Lors de l'enregistrement en tant que société ou succursale avec 5 employés ou plus et dans des secteurs spécifiques (prestations de services, agriculture, pêcheries, élevage, profession juridiques, etc.), il faut souscrire au système d'assurances sociales (assurance maladie, assurance retraite des employés) et faire une déclaration (dans les 5 jours) au bureau local des pensions ou au bureau syndical de l'assurance maladie. S'il y a 4 employés ou moins dans les secteurs non listés dans les dits secteurs spécifiques, il faut souscrire aux assurances du travail (assurance accidents du travail, assurance chômage) et soumettre une notification (dans les 10 jours) au bureau de l'Inspection du travail et au bureau national pour l'emploi. En cas de dépassement de la durée légale du travail des employés et pendant les jours fériés, il faut soumettre une notification d'accord pour le dépassement de la durée légale du travail et pendant les jours fériés auprès du bureau local de l'Inspection du travail. Pour 10 employés ou plus, il faut rédiger un règlement interne (livret de l'employé) et remettre une copie auprès du bureau local de l'Inspection du travail.

Organigramme 2.
Procédures annuelles

Au moment de l'inscription au régime d'assurances sociales, des procédures sont à effectuer : au bureau local des pensions (ou au bureau syndical de l'assurance maladie, le cas échéant). Une fois inscrit au régime d'assurances sociales, le renouvellement annuel (estimation, déclaration des primes d'assurances) doit être effectué chaque année du 1er juin au 10 juillet ainsi que le paiement des primes d'assurances auprès du bureau de l'Inspection du travail. Le calcul périodique (déclaration des bases de calcul) se fait chaque année en juillet lors de l'adhésion au régime d'assurances sociales. En cas de versement de bonus, une déclaration de paiement de bonus doit être présentée au moment de l'adhésion au régime d'assurances sociales. En cas de changement important dans le montant des salaires, une révision non périodique (déclaration de changement) doit être présentée au moment du paiement des salaires, au moment de l'adhésion au régime d'assurances sociales, la part des primes redevable par l'employé est déduite de son salaire mensuel et versée à la fin du mois suivant avec la part redevable par l'employeur. Au moment de la souscription des assurances du travail, il faut déduire la part des primes d'assurance chômage du salaire de l'employé et mettre en dépôt ce montant jusqu'au renouvellement annuel. Lors du recrutement de nouveaux employés, il faut déposer un avis d'éligibilité aux assurances sociales au moment de l'inscription au régime d'assurances sociales. Au moment de la souscription des assurances du travail, il faut présenter un avis d'éligibilité aux assurances du travail auprès du bureau national pour l'emploi. Lorsqu'un employé démissionne, il faut déposer un avis d'inéligibilité aux assurances sociales, lors de l''adhésion au régime d'assurances sociales. Au moment de la souscription des assurances du travail, il faut présenter un avis d'inéligibilité aux assurances sociales auprès du bureau national pour l'emploi.