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  5. 1.3 Formalités en vue de la constitution et de l'immatriculation

S'implanter au Japon Section 1. Constituer sa société
1.3 Formalités en vue de la constitution et de l'immatriculation

1.3.1 Formalités de constitution et d'immatriculation d'une succursale

La succursale pourra commencer ses opérations commerciales quand les formalités de son immatriculation auprès du Bureau des affaires juridiques (homukyoku) auront été effectuées. La succursale d'une société étrangère doit être enregistrée conformément aux conditions d'immatriculation des sociétés japonaises de structure similaire.
Pour mieux choisir la structure juridique japonaise la plus ressemblante et déterminer les informations légales relatives aux sociétés japonaises à enregistrer, référence sera faite à divers documents tels que les statuts de la société étrangère, son attestation d'établissement, son attestation d'immatriculation. Une fois que les détails pratiques et juridiques seront déterminés conformément à l'Article 933 de la Loi sur les sociétés, spécifiquement, l'adresse de la succursale, le représentant au Japon, la date d'établissement de la succursale, la méthode de publication du bilan de la société, etc., les informations légales à enregistrer pourront être arrêtées.
Par ailleurs, au moment de la demande d'immatriculation de la succursale, il sera nécessaire de fournir des documents certifiés concernant les informations légales. Ces certificats devront être émis par les autorités compétentes du pays d'origine de la société étrangère. A cet égard, au lieu de ces certifications de documents, il est souvent fait usage de l' « affidavit » (déclaration sous serment) certifié par un « notaire public » ou autre autorité compétente du pays de la société étrangère, ou par une mission diplomatique ou consulaire au Japon.
Les documents effectivement nécessaires seront déterminés individuellement pour chaque société. Lorsqu'il est fait usage de documents certifiés dans le pays d'origine de la société étrangère pour une demande d'immatriculation, établis en langue étrangère, une traduction japonaise devra être soumise pour les parties nécessaires à la demande d'immatriculation.*1

Procédure type d'établissement d'une succursale

  1. Déclaration préalable de l'établissement d'une succursale au Japon adressée à la Banque du Japon, selon la catégorie d'industrie
  2. Détermination des informations à enregistrer concernant la succursale
  3. Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l'existence éventuelle d'une raison sociale identique
  4. Etablissement de la succursale (la date d'établissement est laissée à l'appréciation de la succursale)
  5. Rédaction d'un affidavit sur l'établissement de la succursale
  6. Certification de l'affidavit par un notaire public, etc. dans le pays d'origine de la société étrangère ou par la mission diplomatique ou consulaire*1
  7. Demande d'enregistrement de l'établissement de la succursale auprès du Bureau des affaires juridiques, certification du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques
  8. Obtention de l'attestation concernant les informations légales et de l'attestation de l'impression du sceau de la société (environ deux à trois semaines à dater du dépôt de la demande d'enregistrement).
  9. Ouverture d'un compte bancaire au nom de la succursale
(Note)
Durée des formalités : environ un mois à dater de la détermination des informations légales relatives à la succursale à immatriculer
*1
Eu égard aux parties autres que celles dont le contenu concerne la demande d'immatriculation, la traduction de ces parties peut être omise. Pour tous renseignements, consulter la page Web détaillant les conditions relatives à la traduction de documents « Translation of documents to be attached to an application for commercial registration »,External site: a new window will open. émise par le Ministère de la Justice
*2
Dans le cas où votre ambassade ne disposerait pas de service notarial, un acte notarial établi dans le pays d'origine sera exigé pour les parties de document traduites.

1.3.2 Constitution et immatriculation d'une filiale japonaise (Société Anonyme)

La constitution d'une filiale japonaise se fera au terme d'un processus d'immatriculation auprès du Bureau des affaires juridiques. La date de dépôt de la demande d'immatriculation devient la date de constitution. Les activités commerciales peuvent débuter dès ce jour. Certains documents nécessaires aux formalités de constitution d'une filiale japonaise devront être préparés et rendus disponibles dans le pays d'origine de la société étrangère : documents certifiant le profil de la compagnie étrangère, documents certifiant le pouvoir de représentation du représentant de la société étrangère (fondateur de la filiale) et le ou les certificats authentifiant la signature de la ou des personnes à nommer comme administrateur(s), etc., le cas échéant, de la filiale de la société étrangère.
Il est habituellement nécessaire de disposer de documents officiels tels que les statuts de la société étrangère, l'attestation d'établissement, l'attestation d'immatriculation, ou encore un affidavit et un certificat authentifiant la signature, attestés par un notaire du pays d'origine de la société étrangère. Ces documents sont requis pour les formalités de certification des statuts de la filiale au Japon. Le ou les documents certifiant que la société étrangère est résolue à établir une filiale peuvent être également nécessaires lors du dépôt du capital de la filiale et d'une demande d'attestation de dépôt de capital auprès d'une institution financière. L'attestation de dépôt de capital est émise par l'institution financière qui a reçu ce dernier, après virement du montant du capital de la filiale sur le compte spécial désigné par la susdite institution financière. Il se peut que les statuts certifiés ainsi que l'attestation de dépôt de capital soient réclamés lors de la demande d'établissement et d'immatriculation. Les documents réellement nécessaires seront déterminés individuellement pour chaque société.

Procédure type d'établissement d'une filiale (Société Anonyme-S.A.)

  1. Détermination du profil de la Société Anonyme *1
  2. Verification aupres du Bureau des affaires juridiques de l'absence d'existence eventuelle d'une raison sociale identique
  3. Rédaction des statuts de la Société Anonyme
  4. Obtention de l'attestation d'immatriculation, etc., de la société mère et rédaction des affidavits concernant le profil de la société mère et de ceux concernant les signatures des représentants de la société mère (les affidavits doivent être certifiés par un notaire dans le pays d'origine des associés) *2
  5. Certification par un notaire japonais des statuts de la Société Anonyme*3
  6. (Demande de dépôt de capital et de délivrance d'une attestation de dépôt de capital auprès d'une banque en cas de constitution d'une société comportant un appel de capital à l'étranger ou « offre extérieure ») *4
  7. Virement du capital de la Société Anonyme sur le compte du fondateur administrateur représentant de la filiale, ou de l'administrateur au moment de l'immatriculation*5*6*7 (Virement du capital de la Société Anonyme sur un compte spécial de la susdite banque en cas de constitution comportant un appel de capital à l'étranger « ou offre extérieure ») *8
  8. Nomination des administrateurs, directeurs généraux et commissaires aux comptes de la filiale
  9. Examen des formalités de constitution par les administrateurs et les commissaires aux comptes
  10. Demande d'enregistrement de la constitution de la Société Anonyme auprès du Bureau des affaires juridiques (date de constitution de la Société Anonyme) *9, enregistrement du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques *10
  11. Obtention de l'attestation concernant les informations légales et de l'attestation de l'impression du sceau de la société (environ dans les deux à trois semaines suivant le dépôt de la demande d'enregistrement)
  12. Ouverture d'un compte bancaire au nom de la société
  13. Notification d'acquisition d'actions de la filiale par la société mère auprès de la Banque du Japon (dans certains secteurs, cette notification devra être faite avant l'immatriculation de la société)
Note:
Durée des formalités : environ deux mois après que le profil de la société à établir a été déterminé.
*1
Le profil de l'entreprise devra contenir les informations suivantes : raison sociale , lieu du siège social, objectifs de l'entreprise, année fiscale, montant du capital, prix d'émission des titres, existence de provisions limitant les transferts d'actions, existence d'un conseil d'administration, noms des administrateurs et des administrateurs délégués, mandat des administrateurs, nom des investisseurs porteurs de titres de la société, et du montant de leurs investissements.
*2
Dans le cas où une personne physique ou bien une entreprise ayant une adresse au Japon est le fondateur de la Société Anonyme par actions, ou bien si une société à capitaux étrangers est le souscripteur des actions dans cette société à sa constitution (cette méthode est appelée "constitution par une offre extérieure", ou "Boshû Setsuritsu"), les affidavits (déclarations sous serment) concernant la société mère ne seront pas exigés. Note, cf.6. *4
*3
Lorsqu'un étranger ou l'administrateur représentant, etc. d'une société étrangère signe un document de plusieurs pages, comme les statuts de la société, il faut imprimer le sceau en relief, signer sur les bords des feuillets adjacents; il est aussi possible de signer sur la couverture de reliure ou dans la marge (ou de « parapher »).
*4
Il existe deux méthodes de constitution d'une société anonyme par actions; Boshû Setsuritsu et Hokki Setsuritsu. Les procédures de constitution de la Hokki Setsuritsu sont plus simples et généralement préférées. Comme indiqué dans les parenthèses 6 et 7.
Dans le cadre de la « Boshû Setsuritsu », une attestation de dépôt de capital auprès d'une banque est exigée pour garantir le montant apporté aussi bien par le fondateur que par le souscripteur des actions dans cette société.
*5
Un compte bancaire doit être ouvert au siège social ou dans une succursale située au Japon, ou dans les succursales étrangères d'une banque japonaise, ou encore dans une succursale d'une banque étrangère située au Japon comme banque dépositaire du versement du capital social.
*6
Si la constitution de la société a lieu avec une prise de participation par une personne physique ou une entreprise ayant un compte bancaire pouvant être utilisé pour le versement du capital social (« constitution sans offre extérieure », ou Hokki Setsuritsu. Cette méthode inclut la constitution par un fondateur unique.), et il suffit que le capital soit déposé sur le compte bancaire dudétenteur de compte qui détient aussi la participation, et que l'administrateur représentant la société par actions présente une attestation de dépôt du versement et de réception du montant total du capital fournie par la banque, ainsi qu'une copie du livret bancaire du compte sur lequel le capital a été reçu. (Il n'est pas nécessaire de fournir une attestation du rôle fiduciaire de la banque.)
*7
Quand le fondateur, l'administrateur représentant la société et les administrateurs en exercice au moment de la constitution de la société ont tous leur domicile à l'étranger, le fondateur peut déléguer la réception du versement du capital à un tiers autre que ces actionnaires. Lorsque cette méthode est choisie, l'administrateur représentant la société doit fournir une attestation que le paiement total du capital a été effectué et reçu, une procuration établie par le fondateur au bénéfice d'un tiers relativement à la réception du paiement, et une copie du livret bancaire du compte détenu par le tiers en question. (Il n'est pas nécessaire de fournir une attestation du rôle fiduciaire de la banque.)
*8
Si la constitution de la société a lieu sans offre extérieure, il est possible de choisir la méthode du transfert monétaire sur des comptes bancaires spéciaux, mais en pratique, cette méthode est rarement utilisée. Ceci est justifié par plusieurs raisons, notamment les frais bancaires élevés pour les certificats de fiducie, et le fait que souvent, les banques n'autorisent pas l'ouverture de comptes spéciaux en l'absence d'antécédents d'opérations bancaires réalisées par leur intermédiaire.
*9
Si une société étrangère crée sa Société Anonyme avec la participation au capital d'une personne physique ou d'une entreprise avec une adresse au Japon, avec ou sans offre extérieure, les actions lors de la constitution sont détenues par l'entreprise étrangère et ladite personne physique ou entreprise. La Société Anonyme ainsi constituée peut devenir une filiale à 100% de la société étrangère par l'acquisition de la totalité des actions détenues par ladite personne physique ou entreprise.
*10
Pour qu'un ressortissant étranger vivant à l'étranger puisse devenir administrateur, administrateur représentant la société ou dirigeant d'encadrement représentant la société, une attestation de signature dudit ressortissant étranger peut être nécessaire. Par exemple, un ressortissant étranger d'un Pays A vivant dans un Pays B peut utiliser une déclaration sous serment par (1) une autorité administrative ou un notaire du Pays A, (2) le consul du Pays A résident dans le Pays B, ou (3) le consul du Pays A résidant au Japon pour l'établissement de l'attestation de signature. (Dans certaines situations, une attestation de signature certifiée par un notaire du Pays B ou un notaire japonais peut être acceptée.)
*11
Le 12 mars 2018, le système d'accélération des formalités est entré en vigueur. Il donne exclusivement priorité à l'enregistrement des sociétés anonymes et des sociétés à responsabilité limitée établies par rapport aux autres demandes d'enregistrement. À l'exception de la période d'encombrement dû au nombre des demandes, les enregistrements sont en principe terminés dans les trois jours ouvrables suivant le jour de réception des demandes (dans le cas des demandes effectuées en ligne où les documents doivent être envoyés séparément, il s'agit du jour de réception de tous les documents par le bureau d'enregistrement).

Pour obtenir les détails du système, veuillez vous référer au site Web suivant :
Procédures que doivent suivre les étrangers et les expatriés pour l'immatriculation des sociétés commerciales et des sociétés anonymes (Procedures of commercial and corporation registration for foreign nationals and expatriates)Site externe: une nouvelle fenêtre s'ouvrira. (Le Ministère de la Justice)

Procédure type prévue pour la constitution d'une filiale
Société à responsabilité limitée (Godo-Kaisha) (LLC)

  1. Détermination du profil de la LLC (Godo –Kaisha) *1
  2. Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l'absence d'existence éventuelle d'une raison sociale identique
  3. Obtention de la certification des associés (dans le pays d'origine desdits associés):
    Obtention des attestations d'immatriculation, etc. des sociétés qui deviendront des associés et rédaction des affidavits concernant les profils des sociétés qui deviendront des associés et de ceux concernant les signatures de représentants des sociétés qui deviendront des associés (les affidavits doivent être certifiés par un notaire dans le pays d'origine des associés)
  4. Obtention de la certification des associés (au Japon) :
    Obtention des attestations d'immatriculation des sociétés qui deviendroniés. Obtention des attestations des sceaux des personnes ou st des assocociétés qui deviendront des associés.
  5. Rédaction de l'acte de constitution d'une filiale Godo -Kaisha*2
  6. Paiement par les associés des montants du capital stipulés dans l'acte de constitution (à partir des comptes bancaires des associés)
  7. Demande d'immatriculation d'une filiale Godo-Kaisha établie auprès du Bureau des affaires juridiques (date de constitution de la filiale Godo-Kaisha), enregistrement du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques
  8. Obtention de l'attestation concernant les informations légales et de l'attestation d'impression du sceau de la société (environ deux à trois semaines suivant le dépôt de la demande d'enregistrement)*3
  9. Ouverture d'un compte bancaire au nom de la société
  10. Notification d'acquisition de parts auprès de la Banque du Japon (dans certaines branches, cette notification devra être faite avant l'établissement de la société)
Note:
Durée des formalités : environ un mois après que le profil de la société à établir a été déterminé
*1
Ce profil devra contenir les informations suivantes: raison sociale, lieu du siège social, objectifs de l'entreprise, année fiscale, montant du capital, noms des associés (investisseurs détenteurs de parts) et montant de leurs souscriptions, nom des associés représentants de la société mère et nom des cadres dirigeants (représentants des associés dans le cas de sociétés détentrices de parts).
*2
Lorsqu'un ressortissant étranger ou un administrateur représentant la société, etc., d'une société étrangère signe un document de plusieurs pages tel que les statuts de la société, il faut imprimer le sceau en relief, signer sur les bords des feuillets adjacents ; il est aussi possible de signer sur la couverture de reliure ou dans la marge (ou de « parapher »).
*3
Le 12 mars 2018, le système d'accélération des formalités est entré en vigueur. Il donne exclusivement priorité à l'enregistrement des sociétés anonymes et des sociétés à responsabilité limitée établies par rapport aux autres demandes d'enregistrement. À l'exception de la période d'encombrement dû au nombre des demandes, les enregistrements sont en principe terminés dans les trois jours ouvrables suivant le jour de réception des demandes (dans le cas des demandes effectuées en ligne où les documents doivent être envoyés séparément, il s'agit du jour de réception de tous les documents par le bureau d'enregistrement).