Sección 1 - Constitución de una empresa

Sección 1 - Constitución de una empresa

Índice
1.1 Tipos de actividades empresariales en Japón
1.2 Comparación entre una sucursal y una filial
1.3 Trámites para registrar la constitución de sucursales/filiales
1.4 Certificado de información de una sociedad registrada y certificado de registro del sello corporativo
1.5 Cierre de sucursales y filiales

(Referencia1) Consulta a especialistas en constitución de sociedades
(Referencia2) Trámites para la constitución de una oficina de representación

1.1 Tipos de actividades empresariales en Japón

Las sociedades extranjeras generalmente se establecen en Japón de acuerdo con uno de los siguientes tres modelos:

1.1.1 Oficina de representación
Las oficinas de representación se constituyen como establecimientos para llevar a cabo tareas preparatorias y suplementarias encaminadas a permitir a las sociedades extranjeras emprender operaciones a gran escala en Japón. Estas oficinas pueden dirigir estudios de mercado, recopilar información, comprar mercancías y llevar a cabo tareas de marketing/publicidad, pero no se les permitirá realizar actividades de venta.La constitución de una oficina de representación no requiere registro.Una oficina de representación no puede abrir cuentas bancarias o arrendar inmuebles en su propio nombre, de forma que los contratos para dicho propósito deben, en su lugar, estar firmados bien por la oficina principal de la sociedad extranjera o bien por el representante de la oficina de representación a título personal.

1.1.2 Sucursal
Las sociedades extranjeras que desean iniciar operaciones en Japón deben constituir una sucursal o una filial.El método más sencillo para una sociedad extranjera, que desea establecer una base para sus operaciones en Japón, es abrir una sucursal. La sucursal puede iniciar su actividad empresarial tan pronto como se establezca una oficina, se fije el representante de la sucursal y se registre la información necesaria.Una sucursal japonesa es un establecimiento comercial que presta servicios en Japón, fijados por una organización autorizada por la sociedad extranjera y en general no tiene previsto tomar decisiones de forma independiente. La sucursal no tiene un régimen corporativo propio y se considera legalmente sometida al régimen corporativo de la sociedad extranjera. En consecuencia, la sociedad extranjera es la última responsable de todas las deudas y créditos generados por las operaciones llevadas a cabo por la sucursal japonesa. La sucursal japonesa puede abrir cuentas bancarias y arrendar inmuebles en su propio nombre.

1.1.3 Filial
Cuando una sociedad extranjera constituye una filial en Japón, debe elegir entre constituirla como una sociedad anónima (Kabushiki-Kaisha (K.K.)) o una sociedad de responsabilidad limitada (Yugen-Kaisha (Y.K.)), tal y como viene estipulado en el Código de Comercio japonés. A los dos tipos de sociedades comanditarias: sociedad comanditaria (Gomei-Kaisha) y sociedad comanditaria de responsabilidad limitada (Goshi-Kaisha) se les concederá un régimen corporativo según el Código de Comercio, pero en ningún caso pueden ser inversores.Todos los tipos de sociedades filiales deben constituirse cumpliendo con los trámites exigidos por la ley y registrando posteriormente la sociedad.Una filial es una sociedad independiente de la sociedad extranjera, de forma que la sociedad extranjera asume la responsabilidad como inversor, estipulada por la ley para todas las deudas y créditos generados por las actividades de la filial. Para que una sociedad extranjera pueda invertir en Japón, existen otros métodos además de la constitución de una filial, entre los que se encuentran: la constitución de una sociedad anónima junto con una sociedad japonesa, o con una sociedad de inversión actuando como socio, o la participación en una sociedad japonesa.

1.2 Comparación entre una sucursal y una filial

Las sociedades extranjeras, generalmente, llevan a cabo actividades empresariales en Japón, mediante la constitución de una sucursal o una filial. Las diferencias de naturaleza legal entre ambas se resumen en la siguiente tabla.

Tabla 1-1

	Sociedad filial(sociedad anónima o Kabushiki-Kaisha)	Sociedad filial(sociedad limitada o Yugen-Kaisha)	Sucursal
Restricciones en las participaciones de la sociedad	La notificación debe presentarse en el Banco de Japón	La notificación debe presentarse en el Banco de Japón	La notificación debe presentarse en el Banco de Japón
Capital	10 millones de yenes o más	3 millones de yenes o más	Ninguno
Número de inversores	1 ó más	De 1 a 50	---
Responsabilidad de los accionistas frente a los acreedores en la sociedad	Limitada al total del capital en participación	Limitada al total del capital en participación	Ilimitada
Transmisión de acciones y participaciones	En principio las acciones se pueden transmitir libremente. También es posible estipular en los estatutos la necesidad de aprobación del Consejo de Administración para transferir las acciones	La transmisión a aquellos que no tengan participación en la sociedad requiere la aprobación de la junta general de socios	No existen acciones o participaciones
Número exigido de cargos ejecutivos	3 ó más consejeros,1 ó más auditores, y 1 ó más consejeros representantes1	1 ó más consejeros1	1 ó más representantes en Japón
Plazo legal del cargo ejecutivo	2 años para los consejeros, 4 años para los auditores	No existe un plazo legal	No existe un plazo legal
Junta general ordinaria de accionistas (socios)	Por regla general, debe celebrarse todos los años	Por regla general, debe celebrarse todos los años	No necesita celebrarse
Posibilidad de oferta pública de acciones (acciones para participación)	Posible	No es posible	No existen acciones
Posibilidad de conversión en sociedad anónima	---	Posible	No es posible. El cierre de la sucursal y la constitución de la sociedad anónima deben llevarse a cabo de forma independiente 2

¹Al menos uno de ellos debe estar domiciliado y ser residente en Japón.
²Véase el apartado 1.5.1. (Cierre de una sucursal).

1.3 Trámites para registrar la constitución de sucursales/filiales

1.3.1 Registro de la constitución de una sucursal
Una sucursal puede iniciar sus operaciones, tras registrar su constitución en la Oficina de Asuntos Legales(Legal Affairs Bureau); las sucursales de sociedades extranjeras deben registrarse siguiendo los requisitos de registro de las sociedades japonesas de la forma más similar a la de la sociedad extranjera. Para seleccionar la forma más parecida de las sociedades japonesas y para determinar la información que hay que registrar, debe hacerse referencia a los estatutos de la sociedad extranjera, al certificado de constitución, certificado de registro y demás documentación similar. Una vez que se tenga toda la información de la sucursal que se va a registrar, tales como el domicilio, el representante en Japón, la fecha de constitución de la sucursal y el método de hacer público el balance de situación, puede determinarse la información que debe ser registrada. El documento o documentos que certifican la información que hay que registrar deben presentarse cuando se solicita el registro de la constitución de una sucursal, y deben haber sido emitidos por las autoridades competentes en el país de origen de la sociedad extranjera. Es conveniente hacer uso de una “declaración jurada” certificada por la embajada o consulado de ese país en Japón, de la documentación necesaria para el registro.

Diagrama de procedimientos para la constitución de una sucursal

*Tiempo requerido: alrededor de un mes desde que se determina la información de la sucursal que va a ser registrada.

1.3.2 Registro de la constitución de una filial
Las sociedades filiales se constituyen mediante su registro en la Oficina de Asuntos Legales.La fecha de solicitud de registro será también la fecha de constitución, pudiendo la sociedad operar desde esa fecha. Algunos de los documentos necesarios para la constitución de filiales deben prepararse en el país de origen de la sociedad extranjera; documento(s) que certifica(n) el perfil de la sociedad extranjera, documento(s) que certifica(n) la autorización de representación por parte del representante de la sociedad extranjera y documento(s) que certifica(n) la autenticidad de la firma del representante de la sociedad extranjera.Normalmente se emplean los estatutos de la sociedad extranjera, el certificado de constitución, el certificado de registro y otros documentos oficiales, así como una declaración jurada legitimada por notario público en el país de origen de la sociedad extranjera. Estos documentos serán requeridos para completar los trámites de certificación de los estatutos de la sociedad filial en Japón.Estos documentos podrán también ser necesarios cuando se pide a una entidad financiera en Japón que custodie el capital de la filial y emita un certificado de custodia del capital.El certificado de custodia del capital es un certificado emitido por una entidad financiera que se realiza cuando el capital total de la filial ha sido remitido a una cuenta especial asignada por la entidad financiera a la que se pide custodia. Los estatutos certificados de la sociedad, así como el certificado de custodia del capital son necesarios cuando se solicita el registro de constitución de la sociedad.

Diagrama de procedimientos para la constitución de una sociedad filial (sociedad anónima)

*Tiempo requerido: alrededor de unos dos meses desde que se determina el perfil de la sociedad que va a ser constituida.

1.4 Certificado de información de una sociedad registrada y certificado de registro del sello corporativo

Una vez que se ha completado el registro de la constitución por una sucursal japonesa o una sociedad filial, se puede obtener un certificado de información de la sociedad registrada en la Oficina de Asuntos Legales. El certificado de información de la sociedad registrada es un documento que acredita oficialmente la información de la sociedad registrada.

La principal información que hay que registrar de una sociedad anónima es la siguiente:

• Nombre de la sociedad
• Domicilio de la sociedad matriz
• Objeto social
• Método para hacer públicos los avisos
• Número total de acciones que se van a emitir
• Clases y número de acciones en circulación
• Capital total
• Consejeros y fechas de nombramiento
• Consejeros representantes y fechas de nombramiento
• Auditores y fechas de nombramiento
• Fecha de constitución de la sociedad

El certificado de información de la sociedad registrada normalmente debe presentarse al abrir una cuenta bancaria, al presentar notificaciones ante las autoridades administrativas, al comprar activos para los que se exige el registro del nombre (inmuebles, valores, vehículos, líneas telefónicas, etc.), y al firmar contratos importantes con otras empresas.

En ciertas ocasiones, es necesario presentar el certificado de registro del sello corporativo junto con el certificado de información de la sociedad registrada.

El certificado de registro del sello corporativo es un documento que certifica de forma pública que el sello de la sociedad está registrado. Este certificado se emplea para confirmar si los sellos de la sociedad empleados en solicitudes, declaraciones, contratos, etc., se han puesto en los mismos con la autorización legítima de la sociedad. El certificado puede obtenerse en la Oficina de Asuntos Legales, una vez completado el registro de la constitución. El sello de la sociedad, así como los nombres de las personas autorizadas a usar el sello, deben registrarse en la Oficina de Asuntos Legales en el momento de solicitar el registro de la constitución.

Los representantes de la sucursal/filial son las únicas personas autorizadas a usar el sello de la sociedad, y sus certificados de registro del sello personal o certificados de firma deben presentarse cuando se registre el sello de la sociedad. En el caso de que se modifique la información registrada o el sello de la sociedad, se deberán cumplir inmediatamente los trámites de modificación.

Las solicitudes para el registro de modificaciones de la información registrada deben presentarse en la Oficina de Asuntos Legales en un plazo de dos semanas en el caso de las sociedades filiales, y de tres semanas en el caso de las sucursales.

1.5 Cierre de sucursales y filiales

1.5.1 Cierre de una sucursal
Para el cierre de una sucursal deben llevarse a cabo los siguientes trámites.Los acreedores de la sucursal deben disponer de un plazo mínimo de un mes antes del cierre para presentar objeciones.

Diagrama de procedimientos para el cierre de una sucursal

³ Se necesita una declaración jurada, acreditada por un notario, del cierre de una sucursal

Estos trámites de cierre también deben completarse cuando una sucursal pase a convertirse en una filial. Debido a que una sucursal no puede convertirse directamente en una sociedad anónima (Kabushiki-Kaisha (K.K.)) o en una sociedad limitada (Yugen-Kaisha (Y.K.)), los trámites de cierre de una sucursal y la constitución de una filial deben llevarse a cabo simultáneamente.En dichos casos, sin embargo, los activos de la sucursal pasan a la filial como aportación no dineraria.

1.5.2 Disolución y liquidación de una filial
Cuando se disuelva o liquide una filial deben llevarse a cabo los siguientes trámites. Los acreedores de la filial deben disponer de un plazo mínimo de dos meses antes de la liquidación para presentar objeciones a la liquidación de la filial.Si la filial tiene activos netos negativos, la sociedad no puede completar los trámites de liquidación que se citan a continuación de forma independiente, sino que debe seguir unos trámites especiales de liquidación bajo la supervisión de un juzgado.

Diagrama de procedimientos para la disolución/liquidación de una filial

⁴ Las notificaciones deben publicarse en el Boletín Oficial del Estado (Kampo) al menos tres veces dentro de un período de dos meses desde la fecha de nombramiento del liquidador.

(Referencia1) Consulta a especialistas en constitución de sociedades

Los abogados, gestores judiciales (abogados shihoshoshi) y gestores administrativos (abogados gyoseishoshi) son algunos de los especialistas quienes pueden ser consultados en materia de constitución de sucursales y sociedades. A estos especialistas se les puede encomendar la preparación de distintos documentos en nombre del cliente (por ejemplo, documentación relativa a la constitución de sucursales y sociedades japonesas, traslado de establecimientos, cambio de cargos ejecutivos, cambio de objetos sociales, incremento de capital, modificaciones en la organización, fusiones, disoluciones, etc.). Las solicitudes de registros mercantiles para presentar en la Oficina de Asuntos Legales son competencia exclusiva de los gestores judiciales y abogados.

(Referencia2) Trámites para la constitución de una oficina de representación

Las oficinas de representación dirigidas a obtener y facilitar información se pueden constituir libremente sin necesidad de registrarse previamente de acuerdo con el Código de Comercio japonés; no es necesaria la notificación a las oficinas tributarias, ya que las oficinas de representación no desarrollan operaciones comerciales en Japón y, por tanto, no están sujetas al impuesto de sociedades. No obstante, existen algunas excepciones: las oficinas de representación constituidas por bancos extranjeros, compañías de seguros, sociedades de valores, y otras entidades financieras deben notificar previamente la constitución de dichas oficinas de representación a la Agencia de Servicios Financieros (Financial Services Agency) (tal y como se estipula en la Ley de Banca, la Ley del Mercado de Valores, y otras leyes).

Una cuenta bancaria abierta por una oficina de representación se puede registrar en general conjuntamente en nombre de la oficina y de un representante individual, como “(nombre del representante), Oficina de Representación de Japón, (nombre de la sociedad)”. La documentación que se requiere a una oficina de representación para abrir una cuenta bancaria es la siguiente:

• Pasaporte del representante
• Certificado de registro extranjero del representante
• Folletos informativos de la sociedad
• Contrato de arrendamiento
• Sello del banco