如何在日本设立网点 成本估算指南

典型事例的 解说

前期准备

  1. 外资企业的定义
    不同法律法规对外资类企业的明确定义各不相同。经济产业省认定的“特定对内投资事业者”是指外资比例超过1/3的企业。

  2. 各项调查研究
    计划进入日本市场时,必须很好地了解日本市场,包括自己的产品和服务是否具有市场前景。能够在日本以外的国家获得有关日本市场信息的机构主要有JETRO以及国际性的会计事务所和咨询公司等。

  3. 确定驻日代表者
    需要确定驻日代表者,作为实际开展在日设立据点工作的负责人。重点在于为了顺利开展设立据点工作,应该赋予驻日代表相当的决策权限。最近,为了顺利地与日本客户开展洽商和筹备启动业务,一开始就聘用日本人作为代表的事例正在增多。

  4. 驻日代表者长期居住的月租公寓
    进入日本的目标基本确定后,驻日代表者初期以出差方式来到日本,着手设立据点的准备工作。有关各项具体手续将另行说明,各项事先准备通常需要3个月左右的时间。在此期间,驻日代表者居住在月租公寓或长期商务酒店的情况比较多。
    在确定居住地点时,最好留意能否用英语接待、来往车站是否方便等因素。

  5. 临时办公场所
    在筹备阶段中,要办理各种事务、会见各方人士,所以最好借用临时办公场所3个月左右,至少要有联系电话和传真等。
    建议根据用途和预算分别选择JETRO的对日投资商务支援中心(IBSC)或者地方政府、民间企业经营的设施作为临时办公场所。民间企业经营的临时办公场所的租金以及入住时的保证金(大多在退租时返还)要花费数10万日元以上,但是具备秘书服务等,服务内容充实,可以采用按实际费用结算的方式选择必要的服务。
    而JETRO的IBSC原则上可以免费使用50个工作日。单人间约10平米,两人间约12- 16平米。配备了电话、传真、复印机等基本的商务服务。选用(按实际费用结算的)IBSC最大的好处在于能够享受JETRO的有力支援。各行业领域的顾问以及会计师和税务师、有关劳务管理和签证、设立法人的专家们常驻在内,可以接受个别咨询。另外还提供各种丰富的信息服务。JETRO全体工作人员将为大家在日商务的成功提供支援,如果有需求,请就近咨询JETRO代表处。
    JETRO对日投资•商务支援中心(IBSC)


获取签证

派驻人员在日本居住、开展业务活动时,需要有工作签证。日本的签证是由外务省(及其派出机构驻外使领馆)和法务省(及其派出机构入境管理局)跨部门管辖的体制。
公司成立的手续:Section2 “签证(VISA)”

  1. 在留资格认定证明书
    为了获得工作签证,首先要到日本的入国管理局申请颁发在留资格认定证明书。为此,通常由申请者本人到日本驻外使领馆申请短期逗留签证(签有互免签证协定的国家,在规定期限内逗留的,无需办理签证),以出差形式进入日本境内。
    申请在留资格认定证明书时,要考虑工作签证的种类。本网站的样板案例中,分别以设立股份公司时的“经营,管理”和设立分支机构时的“企业内转岗”为前提。
    另外,办理在留资格认定证明书的申请手续时,即使本人不来日本,若设立的据点中已有员工,也可让该员工代为办理。
    公司成立的手续:Section2 “签证(VISA):从获得在留资格认定证明到申领签证的过程”

  2. 在留卡
    在留卡是面向拥有入管法的在留资格、在日本中长期居留的外国人(中长期居留者)发放的,具有登陆许可、在留资格变更许可、在留期限更新许可等在留相关许可的证明。中长期居留者持有在留卡便可在日本居留。但登记事项若有变更时,必须提交变更申请。
    公司成立的手续:Section2 “签证(VISA):在留卡”

  3. 再入境许可
    持工作签证入境之后,为准备在日居留期间到国外出差,可以预先办好再入境许可,以省却每次都到驻外使领馆申请签证的麻烦。再入境许可的有效期最长为5年,分为两种类型,一种是在有效期内仅限入境一次的“一次再入境许可”;另一种是在有效期限内可以任意次反复出入境的“多次再入境许可”。该项许可的申请要持护照和在留卡到入国管理局办理。也可代理申请,但由于手续不是太难,所以多由本人直接办理。此外,日本于2012年7月9日后导入了“视为再入境”制度。根据该制度的规定,若持有效护照以及在留卡的外国人在离开日本时,表明会在1年以内再次回到日本,继续在日本的活动的,原则上无需事先办理再入境许可。但若居留期限在离开日本后1年内期满的,则必须在此居留期限之内再次入境。
    公司成立的手续:Section2 “签证(VISA):再入境许可”


设立据点

在日本设立据点的形式有子公司(日本法人)、分支机构、常驻代表处等。但由于设立据点的手续繁琐,而且必须使用日语办理,所以多数委托专业人士(律师・司法文书师(司法书士)・公文代笔人(行政书士)等)进行。另外,最好在时间上留有一定余地,预计完成公司的设立需要3个月左右。

  1. 前期准备
    设立公司的前期准备工作,主要有以下几项:
    公司成立的手续

    1. 研究目的
      所谓“目的”就是公司经营的业务内容。公司只能在企业章程所记载的经营范围内开展活动,所以从一开始就要切实研究。

    2. 决定商号
      公司的商号必须在章程中规定,并予以注册。商号可以使用日文(平假名、片假名、汉字)或者英文字母。如果出于不正当的目的,使用了可能与其它公司混淆的商号时,在企业设立之后可能会被要求停止使用等。所以,如果估计有其它相同商号存在时,最好预先进行调查。

    3. 确认有无需要审批的事项
      公司成立后实际启动业务时,有些业务内容需要政府机关审批或提出申报,最好预先做好确认。

    4. 确认是否需要根据外汇管理法的规定提交事后报告和事先申报
      在日本设立据点后,原则上要在设立次月15日前向日本银行提交事后报告。(需要事先申报时,应在进行交易或行为之日前的6个月内进行申报,注意预留出审查时间。)详细情况也可以咨询日本银行,而多数情况下是向专业人士咨询。
      日本银行:外汇管理法规定的报告等(日文)外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます

    5. 刻制私章及获取印鉴证明
      就任公司董事长的人员需要刻制私章(在居住地管辖机关登记过的印鉴)。在日本,通常通过具名盖章的方式取代签名来证实本人身份。要在公司注册之前准备好,在刻章店花5,000日元左右就可制成。另外,在办理手续的过程中,需要若干份证明私章的印鉴证明(由政府机关出具)。但应注意,印鉴证明必须持有在留卡才能获得。
      公司成立的手续:Section1“注册:公司注册事项证明及公司图章登记证明”

    6. 刻制公司印鉴
      公司名称确定以后,要刻制公司印鉴。通常大多制作法人代表章(公司的注册印)、银行印鉴、公章等3枚一套。在刻章店花 1万日元左右可以制成。法人代表章就是公司的代表向管辖法务局申报的印鉴。也可以用私章代替,但是通常另行制作。银行印鉴主要用于办理银行业务。公章是出具收据、付款通知书等时,盖在公司名称上的方形印鉴。
      公司成立的手续:Section1“注册:公司注册事项证明及公司图章登记证明”

    7. 决定资本金托管银行
      通过募集设立方式成立股份公司时,必须将出资款汇入银行。在申请注册时需要向管辖法务局提交银行出具的“保管证明”。各银行收取的手续费不同,因此要向银行咨询。发起设立的情况下,也可将出资款汇入发起人、设立时的董事长及董事的个人账户。在这种情况下,需要向管辖法务局提交存折复印件及已汇入出资款的书面证明。若发起人、设立时的董事长以及全体董事居住在国外,则可委托第三者接收汇款。需提交委任状、第三者名义的银行账户的存折复印件,以及能够证明出资款已到账的书面证明。
      可通过日系银行的国内总行、分行、海外分行,以及外资银行在日本国内的分行来完成出资款缴付工作。
      公司成立的手续:Section1“注册:注册成立手续”

  2. 注册的流程

    1. 设立子公司(日本法人)
      上述准备工作结束后,要办理注册成立手续。若为子公司(日本法人),注册费用约25万日元以上,再加上前述的刻制印章费用、资本金托管银行的手续费以及向专业人士支付的报酬等。各专业人士的报酬水平不同,一般行情在20万~30万日元左右。
      公司成立的手续:Section1“注册:注册成立手续”

    2. 设立分支机构
      由于与设立公司不同,无需制定新的规章制度,只要在驻日大使馆办理宣誓供述书的认证手续便可(驻日大使馆不认可在日本国内办理的手续时,需要本国的公证机构认证)。注册手续较为简单。注册所需实际费用大约为10万日元以上。再加上刻制印章的费用以及向专业人士支付的报酬。无论是公司还是分公司,在营业活动方面并无根本性差别。
      公司成立的手续:Section1“注册:注册成立手续”

    3. 设立常驻代表处
      开展广告、宣传、市场调查等,作为参与日本市场的一个步骤,常驻代表机构是一种有效的形式。虽然不得开展经营活动,但是,原则上不属于注册对象,所以不需要注册费用。而且,不需办理税务申报。要正式开展经营活动时,必须选择上述的公司或分支机构的形式。
      公司成立的手续:Section1“注册:设立常驻代表机构的手续”

  3. 各种专业人士
    在日本有各种各样的专业人士,具有相应专业领域的官方认定资格(法律专业人士)。各种资格的专业人士的业务范围、原则、管辖机构等各不相同,但法律上不允许不具备某种资格的人士通过企业等的代理办理该种资格的独占业务。另外,最近行政手续的电子化不断发展,各种资格的专业人士可在各自的业务范围内办理电子手续。专业的事务所经常会和其它的专业事务所有合作,即使没有合作也可以介绍。

    1. 律师
      主要业务是根据诉讼当事人的委托和法院的指定为当事人辩护。在日本,多数情况是在纠纷发生以后找律师商量,但是为了防止纠纷于未然,事先签订法律顾问合同,逐次获得建议非常重要。

    2. 司法书士
      主要业务是办理公司、法人和不动产等注册申请的代理业务及相关的文件筹备。从事公司或法人运作、不动产和金融机构等相关业务时,会有较多接触。

    3. 行政书士
      主要业务是代办各种行政审批的申请。委托申领在留资格认定证明书、申请再入境许可等的业务较多。

    4. 注册会计师
      主要业务是监督检查。在日本,只有注册会计师才能进行会计监查、制作监查报告、发布监查意见等。

    5. 税理士
      代记会计账目、编写财务报表、代理税务申报、税务咨询等有关税收事务的专家。

    6. 社会保险劳务士
      主要业务是办理社会保险和劳动基准的相关手续、咨询劳务管理和劳动纠纷等。

    7. 专利代理人
      从事有关知识产权(专利权、实用新型权、外观设计权、商标权)的所有事务性工作。


各种申报

公司注册登记完毕后,要办理各种申报手续。各项申报必须在公司成立后的10天-3个月以内,用日语办理,在税务申报、社会保险相关申报方面,需要办理多项申报,涉及多个不同窗口,所以大多委托专业人士(税务师、社会保险劳务士等)代办。

  1. 外汇管理法规定的事先申报和事后报告
    在日本设立据点时,若业务种类与“国家安全保障”、“公共秩序的维护”以及“公众安全”等相关,需要提交事先申报。其它业务种类原则上要在公司成立后的15天以内向日本银行提交事后报告。
    日本银行:外汇管理法规定的报告等(日文)外部サイトへ、新しいウィンドウで開きます

  2. 税务申报
    需要分别向办理国税的税务署和办理地方税的都道府县税务所以及东京23区以外的市町村提交申报。大多委托会计、税务事务所等的专业人士,如果打算在今后开展业务时,与会计、税务事务所签订长期合同,以处理日常的会计事务,则委托同一家事务所代办申报为好。如果不考虑顾问合同,委托办理公司注册登记的专业人士等介绍也是一种选择。
    公司成立的手续:Section3“税制”

  3. 社会保险的相关申报
    法律规定聘用公司员工时有义务加入社会保险和劳动保险。社会保险包括健康保险和福利年金保险(有时还包括护理保险),劳动保险包括雇用保险和工伤灾害补偿保险。委托专业人士办理时,会委托社会保险劳务士。若一并委托办理公司注册登记的专业人士等代办,最好确认一下实际办理手续的人具有社会保险劳务士的资格。
    公司成立的手续:Section4“人事和劳务制度:日本的社会保障制度”


人事方面

在日本录用员工时,可通过公办的就业服务中心(公共职业安定所)和民办的人才中介公司、及通过招工专门刊物或互联网、报纸等进行招募。若想要寻找高水平的人才,或节约筛选的时间,多利用民办的人才中介公司。此处介绍经理以及经理助理级别的聘用情况。
公司成立的手续:Section4“人事和劳务制度”

  1. 经理级别
    通常,在常驻代表下面工作的经理级别员工的年薪行情在1,000万日元左右,不同人才有很大差异。民办的人才中介公司的介绍手续费高达年收入的35%,但是属于成功后支付报酬,在找到符合条件的人才之前,可以多次进行面试。另外,对于富有行业经验、知识、人际关系的人才需求很高,但是与欧美相比,人才的流动性还不算高,因此条件太高会找不到合适的人才。介绍所需的时间至少应考虑1个月。

  2. 一般员工
    一般员工的年薪行情为 300 ~ 500万日元。由于公司设立初期要处理各种各样的事务和杂务,所以聘用过去有过这方面业务经验的人才也是有效手段。寻找这类人才可不通过民办的人才中介公司,采用在招工专业刊物,英文版报纸和网络等刊登招聘广告的方法。

  3. 针对员工的人事制度
    录用员工时,在商定录用条件的同时,还需要建立薪酬规定、人事考核制度、就业规则、年金计划等完整的人事制度。另外,以不同公司形态(常驻代表处、分支机构、法人)、职位(董事长、代表、一般员工)或工作条件录用员工时,加入社会保险制度的义务关系是不同的,这点需要注意。
    公司成立的手续:Section4“人事和劳务制度”


落实办公场所

因为寻找办公场所需要花费时间和精力,所以要在设立据点工作的早期着手办理。另外,在公司注册登记、办理申报、申请在留资格认定证明书、开立银行账户、招聘员工等几乎所有的设立据点工作中,都要求确定办公场所的地址,因此需要早作准备。

  1. 办公场所中介商
    外资企业寻找办公场所时,大多委托房源丰富、能讲英语的大型办公中介专业公司。尽管签订合同后,要支付1个月的租金作为中介手续费,但是他们会无偿提供房源清单、安排看房、甚至帮助洽谈合同条件。虽然也可以直接找业主,但是他们只介绍自己的房源,所以选择的余地很小。

  2. 选定地点
    在决定地点时,靠近交易客户和业务关系较深的企业、不会影响员工的录用、来往交通方便等因素很重要,建议综合考虑方便性和租金等作出决定。
    同时,除了通常的办公楼之外,还有多种多样的办公设施,包括服务型办公设施(提供秘书服务和配套家具/能够灵活地扩大或缩小办公空间的类型)、共享型办公设施(只有桌椅的空间,与其它公司共享办公区域)。

  3. 商务惯例的差异
    在租借办公场所方面的商务惯例,日本和欧美以及其它国家存在很大差异,所以希望在充分理解的基础上开展谈判。特别是在签订合同时,会以租户欠租担保的名义,被要求支付“保证金、定金”,因此要加以注意。一般行情为10个月左右的租金。通常,在退租时扣除恢复原状所需的费用后予以退还。另外,还要承担共摊费用作为公用部位的维护管理费。

  4. 办公场所的规模
    日本的办公室大多采用岛型开放式布局,与此不同,欧美企业喜欢个人隔间的办公室。即使考虑3个人的隔间再加上接待区域,有50平米左右的面积也已足够。但是,有些新建的大楼不愿意租借太小的面积,因此需要仔细调查。

  5. 办公场所的室内装修
    根据办公楼的标准规格,采用何种室内装修工程差异很大。

  6. 办公设备、办公用品等
    从办公桌椅、接待家具、电脑、打印机、电话机、复印机到文具等的消耗品,有各种各样的用品。可以通过购买、租赁、租借等多种方法筹集,要在事先进行充分的比较研究。

  7. 通讯
    固定电话可选择购买NTT的电话使用权,也可使用网络的IP电话。两种方法均各有利弊,建议事先做好调查。
    若固定电话选用IP电话,则手机和网络选用同一个供应商的服务能减少费用。

  8. 财产保险
    最后要提出不可忘记的事项是投保财产险。因承租人的原因引起火灾时,用以承担赔偿责任、向业主赔偿器具以及设备的损失,大多可以选择附加停业损失担保险和设施赔偿责任担保险。


落实住所

寻找驻日代表在日本的生活场所也是应该尽早着手的一项工作。在公司设立之际,为了就任公司代表需要办理印鉴证明,为了获得该份证明,需要确定住所。通常,与办公场所一样,大多委托中介商(不动产中介公司)。

  1. 不动产中介商
    实际寻找住所时,大多委托房源丰富、能讲英语的专业中介公司。还有以经营上述外国人所喜爱的住宅为主的公司。尽管签订合同后要支付一个月的租金作为中介手续费,但是考虑到时间和精力,委托代办的效率较高。然而,实际签约多用法人名义,而不是以个人名义。

  2. 选择地点
    确定地点要重视便于上下班、容易与本国人形成交际网络等生活环境,建议综合考虑方便性和租金等作出决定。

  3. 商务惯例的差异
    租借住宅方面的商务惯例,日本和欧美以及其它国家之间存在很大差异,所以要在充分理解的基础上进行谈判。要特别注意以担保承租人的房租债务为目的所收取的“保证金・定金”、具有承租人为从房东获得权利而表示感谢性质的“礼金”。定金在退租时扣除恢复原状所需费用后予以退还,而礼金一般不退。最近几年,无需定金和礼金的房子也越来越多了。

  4. 住宅的面积
    完全依具体情况而定。如果是单身,从 50平米左右的一室一厅到100平米左右,各式各样。

  5. 水电煤气等
    关于维持生活所需的最基本的电力、煤气、自来水等、在日本按照各个地区由特定的经营单位提供服务(在东京有“东京电力”“东京煤气”“东京都水道局”)。为了入住以后能够立刻使用,需要事先联系入住日期等。
    安装电话可选择购买NTT的电话使用权,或使用网络的IP电话。两种方法均各有利弊,建议事先做好调查。

  6. 其它
    关于生活所需的家具类有多种选择方案,可以从本国运送、在日本购买、在日本租赁、一开始就选择配备家具的住宅等。要根据公司以及派驻人员的具体情况充分研究。
    另外,从本国运送货物时,还要考虑运费。此时,利用在本国和日本都有营业网点的运输公司比较方便。


宣传及开办公司网络主页

设立据点的工作基本完成后,为了扩大今后的业务网络,应当将已在日本设立据点的消息告知客户和行业相关人士,通过公司介绍等的印刷品进行宣传和举办开业纪念招待会也是有效办法。另外,通过加入在日本的各国商工会议所成为会员,也能有助于拓宽网络。
最近各公司多在本国的公司网站上开设日语页面。在日本组建日本公司的网站,一般委托网页制作公司,非常方便。费用各有差别,简单的网页一般是10-20万日元。


(2017年7月)