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  5. Principaux locaux concernés par le modèle –Commentaire

S'implanter au Japon Estimation des coût initiaux

Principaux locaux concernés par le modèle – Commentaire


Préparatifs

  1. Définition d'une « société étrangère »
    La définition de ce qui constitue une « société étrangère » varie selon les lois et les réglementations. Il faut par exemple, que plus d'un tiers du capital de la société soit détenu par une entité étrangère pour que la société puisse être reconnue comme « investisseur étranger spécialement désigné » par le ministère de l'Economie, du Commerce et de l'Industrie (METI).

  2. Recherche
    Lorsque vous préparez votre entrée sur le marché japonais, il est absolument essentiel de recueillir le maximum d’informations sur ce marché, notamment sur l’environnement concurrentiel des produits ou services de votre société. Vous trouverez ces données auprès d'organismes comme JETRO, des cabinets d'expertise comptable et des sociétés de conseil.

  3. Nomination d'un représentant au Japon
    Il est très fortement recommandé de nommer une personne pour vous représenter au Japon : le rôle de cette personne sera d'assurer le suivi des démarches nécessaires à l'ouverture de votre entreprise japonaise. Cette personne doit être investie des pouvoirs et de l’autorité nécessaires pour prendre des décisions, ce qui permettra de garantir le bon déroulement de toutes les opérations. Récemment, un nombre croissant d'entreprises nomme un ressortissant japonais pour les représenter dès les premiers stades, ce qui présente des avantages évidents, comme de faciliter des négociations avec les éventuels partenaires et clients japonais.

  4. Logement (séjour en résidence hôtelière)
    Une fois que vous avez établi un calendrier pour le développement de votre entreprise au Japon, la personne désignée pour la représenter devra résider dans le pays pour un séjour temporaire mais de durée relativement longue, afin d'entamer les procédures de création d'activité (à moins que le représentant ne réside déjà au Japon). Le détail de ces procédures, qui prennent environ trois mois, est expliqué dans une autre rubrique. Durant cette période, votre représentant devra se loger au Japon. Beaucoup choisissent de séjourner dans des résidences hôtelières (appelées « appartements au mois » au Japon), qui proposent des tarifs au mois ; mais les hôtels qui proposent des tarifs à la semaine ou au mois, sont d'autres options à envisager. Plusieurs critères importants doivent être pris en considération quand il s’agit de louer un appartement au mois ou sur une longue durée, comme la proximité des transports, les services où l’on parle anglais. Les prix varient selon la disponibilité des infrastructures, leur localisation géographique et autres facteurs.

  5. Bureaux temporaires
    Lorsque vous vous préparez à ouvrir une antenne japonaise, vous aurez une grande quantité de choses à faire et vous devrez rencontrer un grand nombre de personnes. C'est pourquoi nous vous conseillons de louer un bureau provisoire – pour trois mois environ – doté des installations de bureau (secrétariat) de base, notamment de communication, comme un téléphone et un fax.
    Pour la location d'un bureau provisoire, il est recommandé de choisir un Invest Japan Business Support Center (IBSC) de JETRO, des bureaux proposés par les collectivités locales et régionales, ou ceux de sociétés privées, en fonction de leur disponibilité, des besoins et du coût.「Les bureaux fournis par des sociétés privées peuvent nécessiter quelques centaines de milliers de yens de frais de bail et de caution (la caution est généralement remboursée à la fin du contrat, déduction faite du montant convenu par contrat). Ces établissements offrent généralement tous les services de secrétariat et de soutien commercial nécessaires, qui vous seront facturés sur la base des services effectivement utilisés.

    Certaines collectivités locales et régionales proposent des espaces de bureaux à coûts réduits ou gratuits. Une autre option est d'utiliser les bureaux temporaires gratuits (pour une durée maximale de 50 jours ouvrés) offerts dans le cadre des Invest Japan Business Support Center (IBSC) de JETRO. Situés dans les six plus importants centres d'affaires du Japon, les IBSC proposent non seulement des espaces de bureaux gratuits, mais offrent aussi des consultations personnalisées avec des experts industriels ou des spécialistes des questions comptables, l'utilisation de salles de réunion et de halls d'exposition, et l'accès à d'abondantes ressources documentaires sur les affaires et le commerce. Un bureau typique pour une personne mesure environ 10 m2 (mais il en existe aussi mesurant de 12 à 16 m2). L'IBSC dispose de bureaux bien équipés (téléphone, télécopie et photocopieurs), ces services étant facturés à la carte. Le plus gros avantage à utiliser l'IBSC est le soutien sans faille apporté par les équipes de l'IBSC et leurs conseillers seniors dans tous les domaines, depuis les questions de fiscalité et de droit du travail jusqu'aux visas et toutes les procédures de création d'entreprise.
    JETRO Invest Japan Business Centers (IBSCs)


Obtention de visas

Les ressortissants étrangers doivent avoir un visa de travail pour pouvoir résider et travailler au Japon. Au Japon, le système de visa dépend de deux ministères : le ministère des Affaires étrangères (et les bureaux du gouvernement japonais à l'étranger) et le ministère de la Justice (et les bureaux d'immigration).
Comment s'implanter au Japon : Section 2. Visas et statut de la résidence

  1. Certificat d'éligibilité
    Pour pouvoir obtenir un visa de travail, vous devez tout d'abord déposer une demande de certificat d’éligibilité au bureau d'immigration. Pour déposer cette demande, vous devez en général avoir obtenu un visa de séjour de courte durée (les ressortissants des pays avec lesquels le Japon a passé un accord d'exemption de visa n'ont pas besoin de ce visa) auprès du bureau du gouvernement japonais le plus proche de chez vous, et entrer au Japon sur une base de voyage temporaire.
    Lorsque vous faites une demande de certificat d’éligibilité, vous devez savoir de quel type de visa de travail vous avez besoin. Dans le cas présenté ici, les statuts de visas sont, soit « Directeur commercial (Business Manager) » pour la constitution d'une société par actions ou kabushiki kaisha, soit « Mutation intra-entreprise (intra-company transferee) »  pour la constitution d'une succursale. Si l’entité japonaise à établir possède déjà du personnel, celui-ci peut agir comme mandataire pour faire la demande de certificat d’éligibilité sans que le demandeur ait besoin d’entrer au Japon.
    Comment s'implanter au Japon : Section 2. Certificat d'éligibilité pour l'obtention d'un visa

  2. Carte de résident
    La carte de résident est délivrée aux ressortissants étrangers qui résident légalement au Japon pour une période de moyen à long terme et qui ont obtenu le statut de résidents en vertu de la Loi sur le contrôle de l’immigration (Immigration Control Act) (« résidents de moyen à long terme ») lorsqu’on leur accorde un permis lié à la résidence tel qu’une autorisation d’atterrir, une autorisation de changer leur statut de résidence, et une autorisation d’extension de la durée de leur séjour. Les résidents de moyen à long terme sont porteurs d’une carte pendant leur séjour au Japon.
    Si un détail quelconque concernant la résidence d’un ressortissant étranger change, le porteur de la carte de résident doit en avertir les autorités.

    Comment s'implanter au Japon : Section 2. Qu'est-ce qu'une carte de résident

  3. Permis de retour au Japon
    Quand vous entrez au Japon avec un visa de travail, nous vous recommandons d'obtenir un visa de retour en prévision des différents voyages d'affaires que vous devrez probablement effectuer pendant la durée de votre visa de travail. Cela vous permettra de ne pas avoir à refaire une demande de visa dans un bureau du gouvernement japonais à l'étranger chaque fois que vous quittez le Japon et que vous voulez y revenir. Les permis de retour, valables cinq ans au maximum, sont de deux types : simple ou multiple. Pour faire une demande de permis de retour, allez au bureau d'immigration avec votre passeport et votre carte de résident étranger. La demande peut être effectuée par quelqu'un d'autre que vous, mais la procédure est extrêmement simple et la plupart des étrangers la font eux-mêmes.
    L'introduction du nouveau régime de résidence depuis le 9 juillet 2012 fut accompagnée par un nouveau régime de « permis de retour spécial ». Sous ce régime, les ressortissants étrangers en possession d'un passeport valide et d'une carte de résident, qui déclarent leur intention de retourner au Japon dans le délai d'un an après leur départ, pour continuer leurs activités au Japon, ne sont plus requis, en principe, d'obtenir un permis de retour. Cependant, si la période de résidence expire moins d'un an après leur départ, il doivent retourner au Japon avant l'expiration de cette période de résidence.
    Comment s'implanter au Japon : Section 2. Permis de retour au Japon


Création d'une entreprise

Les entreprises étrangères s'implantant au Japon ont le choix entre trois types de structures : 1) la filiale (« kabushiki kaisha »), 2) la succursale (d'une société étrangère), et 43) le bureau de représentation.
La procédure de création d'une entreprise ou d’une succursale étant extrêmement compliquée et devant être effectuée en japonais, la plupart des demandeurs s'adjoignent les services d'un professionnel, par exemple un avocat, un notaire judiciaire ou un notaire administratif, qui se chargent de toutes les formalités de constitution d'une société, ce qui prend environ trois mois.

  1. Préparatifs
    Avant de pouvoir entamer les formalités de création d'une entreprise, vous devez effectuer les préparatifs suivants :

    1. Étude des objectifs
      Au Japon, les sociétés sont autorisées à mener uniquement les activités indiquées dans la section « objectifs » des statuts de la société. Il est donc essentiel que vous fassiez une étude complète sur la faisabilité (et le champ) de tous les « objectifs » ou toutes les activités de votre société avant d'entamer les formalités.
    2. Détermination de la raison sociale
      La raison sociale doit être indiquée dans les statuts de la société et être enregistrée. Elle doit être écrite en caractères japonais (hiragana, katakana et kanji) ou en lettres de l'alphabet. Une injonction peut être déposée après la constitution de la société si l'usage de cette raison sociale peut entraîner des méprises avec celle d'une autre société dans un but malhonnête. Il est préférable de faire des recherches préalables en cas de doute sur l'existence préalable d'une raison sociale similaire.
    3. Permis
      Certaines activités commerciales nécessitent que la société obtienne une permission spéciale (ou dépose une déclaration auprès) du bureau gouvernemental ou municipal approprié, après que la société a été fondée et que les activités commerciales ont débuté. Nous vous recommandons de vérifier au préalable si votre société a besoin d'obtenir ces permis ou de déposer cette déclaration.
    4. Rapports et déclaration aux termes de la Loi sur les opérations de change et le commerce extérieur
      Les sociétés doivent généralement rendre compte présenter une notification à la Banque du Japon (BOJ) le 15 du mois qui suit le mois de la constitution d'une société au Japon (quand une déclaration anticipée est exigée, une notification doit être présentée six mois avant l’engagement dans les transactions ou dans d’autres activités laissant suffisamment de temps pour son examen). Les détails sont disponibles auprès de la BOJ, mais de nombreuses sociétés préfèrent consulter un professionnel en la matière.
      Banque du Japon : Rapports exigés par la Loi sur les opérations de change et le commerce extérieur (Foreign Exchange Law) (en japonais seulement)Site externe: une nouvelle fenêtre s'ouvrira.
    5. Sceau personnel
      Les personnes qui occupent une fonction importante au sein de la société devront se faire fabriquer un sceau personnel (ou « jitsuin ») et l'enregistrer auprès des autorités de la municipalité dont dépend leur domicile. Au Japon, ces sceaux sont utilisés de la même façon que les signatures à l'étranger, c'est-à-dire qu'ils ont un rôle d'identification. Votre « jitsuin », qui peut être commandé dans un magasin de sceaux pour seulement 5 000 yens, doit être enregistré avant l'enregistrement de votre société. Sachez que vous aurez besoin de plusieurs exemplaires du certificat d'impression de votre sceau, délivrés par les autorités locales,. Sachez aussi que vous devez être en possession de votre carte de résident pour obtenir le certificat d'impression de votre sceau.
      Comment s'implanter au Japon : Section 1. Attestation concernant les informations légales et certificat d'enregistrement du sceau de la société
    6. Sceaux d'entreprise
      Une fois que vous avez choisi le nom de votre société, vous devez penser à faire fabriquer les sceaux d'entreprise. Il sont généralement au nombre de trois : un sceau représentatif de l’image de la société (appelé « daihyoin », en fait le «jitsuin» de la société), un sceau pour les opérations bancaires (appelé « ginkoin ») et un sceau portant seulement le nom de la société (appelé « «shain »). Tous ces sceaux peuvent être faits dans un magasin spécialisé pour seulement 10 000 yens. Le « daihyoin » est le sceau de la société, enregistré par le représentant auprès du bureau compétent des affaires juridiques Il peut servir de sceau personnel au représentant (en sa capacité de représentant), mais dans la plupart des cas, le représentant utilise des sceaux différents pour ses affaires personnelles et pour les affaires de la société. Le « ginkoin » sert essentiellement dans les transactions avec les banques, tandis que le « shain » est un tampon carré utilisé lors de la délivrance de reçus, factures, etc. (il est généralement apposé de façon à recouvrir légèrement le nom de la société imprimé sur le papier).
      Comment s'implanter au Japon : Section 1. Attestation concernant les informations légales et certificat d'enregistrement du sceau de la société
    7. Choix d'une banque pour le dépôt du capital
      Lorsque vous créez constituez une société par actions avec offre de souscription (boshû-setsuritsu), le capital social libéré doit être déposé auprès d'une banque. La banque doit délivrer à la société un certificat de dépôt du montant versé qui est ensuite remis au bureau compétent des affaires juridiques lors de la demande de l'enregistrement de la société. Compte tenu des écarts observés dans la facturation des frais de dépôt selon les banques, il est recommandé de se renseigner à l’avance. Quand une société est constituée sans une offre de souscription (hokki-setsuritu). Il est également possible de déposer le capital social libéré de la société sur le compte du fondateur, de l’administrateur représentant lors de la constitution, ou de l’un  des administrateurs lors de la constitution,. Dans ce cas, il faut soumettre au bureau compétent des affaires juridiques une copie du livre de banque et un document certifiant le dépôt du capital social libéré. Lorsque le fondateur, l’administrateur représentant au moment de la constitution et les administrateurs au moment de la constitution ont leur domicile à l’étranger, il est possible de déléguer la réception du dépôt à un tiers. Il faut alors soumettre une procuration, la copie d’un livre de banque dont le détenteur du compte est le tiers en question et un document certifiant que le dépôt du capital social libéré doit être déposé.
      Les sièges sociaux et les succursales au japon, et les succursales à l’étranger de banques japonaises, de même que les succursales de banques étrangères au Japon peuvent être utilisés en qualité de banques réceptrices des fonds versés.
      Comment s'implanter au Japon : Section 1. Formalités en vue de l'immatriculation d'un établissement
  2. Enregistrement d'une société

    1. Société filiale d'une société étrangère
      Une fois les formalités ci-dessus terminées, le moment est venu d'enregistrer votre société. Dans le cas d'une filiale de société étrangère, les frais d'enregistrement s'élèvent à environ 250 000 yens en plus des frais précédemment cités, à savoir les frais de fabrication des sceaux et la commission versée à la banque qui détient le capital social libéré, ainsi que les commissions versées à tous les professionnels que vous avez sollicités (en général, de 200 000 à 300 000 yens).
      Comment s'implanter au Japon : Section 1. Formalités en vue de l'immatriculation d'un établissement
    2. Succursale
      Contrairement à la création d'une société, la création d'une succursale ne nécessite pas la rédaction de nouveaux statuts. Il vous suffit de préparer une déclaration sous serment et de l'apporter à votre ambassade au Japon pour la faire certifier. Si votre ambassade au Japon ne dispose pas d'un service notarial, une attestation établie par un notaire dans votre pays est admissible.
      Le processus d'enregistrement est relativement simple et les frais débutent aux alentours de 100 000 yens. Néanmoins, vous devez vous acquitter des frais de fabrication des sceaux et des frais de services des professionnels. Les règles et les restrictions relatives aux activités des entreprises sont fondamentalement les mêmes pour les sociétés et pour les succursales.
      Comment s'implanter au Japon : Section 1. Formalités en vue de l'immatriculation d'un établissement
    3. Bureau de représentation
      Le bureau de représentation est un moyen très efficace de créer une affaire lorsque la société n'en est encore qu'au stade de la publicité ou de l'étude de marché pour son développement au Japon. Bien qu'un bureau de représentation ne puisse pas effectuer d'activités commerciales proprement dites, il n'est généralement pas nécessaire qu'il soit enregistré, de sorte que vous n'avez évidemment aucun frais d'enregistrement à payer ni aucune déclaration d'impôts à faire. Pour pouvoir mener des activités commerciales, vous devrez seulement enregistrer votre bureau de représentation comme société filiale de société étrangère ou comme succursale, comme décrit ci-dessus.
      Comment s'implanter au Japon : Section 1. Formalités en vue de l'établissement d'un bureau de représentation
  3. Professionnels
    Le Japon compte de nombreux professionnels, dont les qualifications sont reconnues par l'Etat, dans un grand nombre de domaines (professions juridiques). En règle générale, l'étendue des compétences des professionnels titulaires de licences est définie par les autorités administratives compétentes et la loi interdit à une personne non titulaire de licence d'agir comme avocat ou mandataire pour le compte de sociétés ou autres organisations dans l'exercice d'une activité professionnelle réglementée réservée à des professionnels titulaires de licences. En outre, depuis assez récemment, les procédures administratives sont de plus en plus informatisées et il devient possible aux professionnels titulaires de licences d'inclure ces procédures électroniques dans la gamme de leurs activités professionnelles. Comme dans les autres pays, les professionnels ne sont qualifiés que pour une gamme de services spécifiée, de sorte que vous devrez probablement faire appel à différents professionnels pour des tâches différentes. De nombreux cabinets professionnels s'allient à d'autres cabinets professionnels ayant des activités différentes ou fournissent des références aux personnes qui le demandent.

    1. Avocat
      Le principal service offert par l'avocat est d'agir pour le compte de son client dans les affaires juridiques, soit sur demande du client, soit sur ordre du tribunal. Au Japon, de nombreuses personnes ne recourent aux services d'un avocat qu'après l'apparition d'un problème juridique, mais il est important d'avoir un avocat conseil qui vous donnera tous les conseils juridiques dont vous pouvez avoir besoin et qui, pour commencer, empêchera l'apparition de problèmes juridiques.
    2. Notaire juridique
      Les principaux services offerts par le notaire juridique concernent. l’enregistrement des sociétés, personnes morales ou biens immobiliers, ainsi que la préparation des documents concernés. Si vous avez affaire à des sociétés et personnes morales en général, des agences immobilières ou des institutions financières, les services d’un notaire juridique seront d’une grande aide.
    3. Notaire administratif
      Les principaux services offerts par le notaire administratif concernent les déclarations et les demandes auprès du gouvernement et autres agences administratives. De nombreuses personnes louent les services d'un notaire administratif pour demander un certificat d'admissibilité, un permis de retour (re-entry) et autres documents de ce genre.
    4. Expert comptable
      Les principaux services offerts par l'expert comptable (certified public accountant, CPA) concernent les contrôles comptables/fiscaux et les audits.
      Au Japon, seul un CPA peut effectuer un audit, préparer un rapport d'auditeur ou de commissaire aux comptes et rédiger une opinion sur un audit.
    5. Comptable fiscaliste
      le comptable fiscaliste offre comme services la tenue des comptes, la préparation des états financiers, la préparation de toutes les déclarations fiscales nécessaires et les conseils en matière d'impôts.
    6. Avocat spécialiste en droit du travail et de la sécurité sociale
      Les principaux services offerts par l'avocat spécialiste en droit du travail et de la sécurité sociale concernent toutes les procédures relatives à l'emploi, aux assurances sociales et aux normes du travail, ainsi que des conseils sur les questions en rapport avec la gestion des relations de travail et les conflits du travail.
    7. Avocat en brevets
      Un avocat en brevets est un spécialiste dans tous les domaines du droit de la propriété industrielle, notamment des brevets, des modèles d'utilité, des dessins et modèles, et des marques.

Déclarations et autres notifications

Après avoir terminé l'enregistrement de votre société, vous devrez préparer différentes déclarations. Chaque déclaration est soumise à son propre calendrier (généralement de dix jours à trois mois après la création de la société) et doit être effectuée en japonais. Outre les impôts et les assurances sociales, un grand nombre de déclarations doivent être préparées et soumises (souvent auprès d'entités différentes) de sorte que les sociétés délèguent souvent ce travail à des professionnels comme les comptables fiscalistes et les avocats spécialistes en droit du travail et de la sécurité sociale.
Comment s'implanter au Japon : Section 3. La fiscalité japonaise

  1. Rapports et déclarations aux termes de la Loi sur les opérations de change et le commerce extérieur.
    Lorsque vous créez une société basée au Japon, vous devez généralement faire une déclaration à la BOJ dans les quinze jours à compter de la création de votre société. Si votre type d'activité est en rapport avec la sécurité publique nationale, l'ordre public, la sécurité publique, etc.,une déclaration anticipée à la BOJ est nécessaire.
    Banque du Japon : Rapports exigés par la Loi sur les opérations de change et le commerce extérieur (Foreign Exchange Law) (en japonais seulement)Site externe: une nouvelle fenêtre s'ouvrira.

  2. Déclarations fiscales
    La déclaration de création d'une société doit être remise aux services fiscaux nationaux, préfectoraux et municipaux, sauf pour les 23 quartiers (TOKYOMAP.comSite externe: une nouvelle fenêtre s'ouvrira.) de Tokyo. De nombreuses sociétés confient la préparation et la soumission de ces déclarations à un professionnel. Si vous avez l'intention de recourir aux services d'un cabinet comptable ou fiscal pour les comptes journaliers de votre société, vous avez sans doute tout intérêt à confier ces déclarations au même cabinet. En revanche, si vous n'envisagez pas de faire appel à un cabinet spécialisé, vous pouvez demander au professionnel qui s'est occupé de l'enregistrement de votre société de vous recommander à un cabinet traitant ces déclarations.

  3. Déclarations relatives aux assurances sociales
    Toute société établie au Japon et employant du personnel est tenue par la loi de contribuer aux régimes des assurances sociales et des assurances relatives à l’emploi. Les assurances sociales couvrent l'assurance maladie et les régimes de retraite. Une assurance complémentaire santé peut également être requise. Les assurances relatives à l’emploi couvrent les allocations chômage et les indemnisations pour accidents du travail. Lorsqu’une société engage des professionnels dans ce domaine elle s’adresse à un avocat spécialiste en droit du travail et de la sécurité sociale pour effectuer les déclarations nécessaires aux inscriptions aux dits régimes d’assurance. Si la société confie ces déclarations au professionnel ayant constitué la société, il est recommandé de s’assurer que ce professionnel est bien compétent en droit des assurances sociales.
    Comment s'implanter au Japon : Section 4. Le système japonais de sécurité sociale


Questions relatives au personnel

Plusieurs méthodes de recrutement existent au Japon, notamment via le système «Hello Work» (bureaux publics de sécurité de l'emploi) et les cabinets privés de recrutement, ainsi que par les offres d'emploi dans les petites annonces de journaux, de magazines ou sur les sites internet de recherche d'emploi. Quand les sociétés recherchent du personnel hautement qualifié ou veulent s'éviter la charge de sélectionner des candidats ou autres tâches, les sociétés recourent généralement à des cabinets de recrutement, car c'est souvent le meilleur moyen de trouver la personne qui correspond le mieux à leurs besoins. Dans cette section, nous allons aborder la question du recrutement en fonction du niveau demandé pour un employé, à savoir cadre ou personnel administratif.
Comment s'implanter au Japon : Section 4. Gestion des ressources humaines

  1. Personnel d'encadrement
    Le salaire annuel d'un cadre dans une entreprise étrangère au Japon est d'environ 10 millions de yens ; il peut varier en fonction des compétences et de l'expérience de la personne. Les commissions des cabinets de recrutement peuvent s'élever jusqu'à 35 % du salaire annuel de la personne recrutée, la période considérée étant la première année d'activité. autant de candidats que nécessaire pour trouver le candidat adapté au poste, et les commissions sont généralement payées seulement après qu'un candidat satisfaisant a été trouvé.
    Bien que la demande de cadres bénéficiant d'une expérience significative, de connaissances et d'un réseau de relations soit assez forte, le marché du travail au Japon n'est pas aussi fluide qu'en Occident : plus vos exigences seront élevées, plus vous aurez du mal à trouver la personne qui vous convient. Vous devrez compter un mois, au strict minimum, pour recruter un cadre.

  2. Personnel administratif
    Le personnel administratif gagne entre 3 et 5 millions de yens par an. De nombreuses tâches de bureau et d'ordre général doivent êtres accomplies lors de la création d'une société et vous aurez tout intérêt à recruter des assistant(e)s administratifs(ves) ayant de l'expérience dans ce domaine. L'autre option est d'avoir recours à « Hello Work » ou de faire paraître une annonce dans des journaux, des magazines ou sur des sites internet de recrutement.

  3. Gestion du personnel
    Lorsque vous recrutez un employé, il est important non seulement de définir les conditions d'emploi, mais également d'organiser un « système de gestion du personnel » comprenant notamment des règles relatives au versement des salaires, un système d'évaluation des compétences, des règles sur l'emploi et un régime de retraite. Il faut noter que les obligations d'inscription du personnel aux régimes d'assurances sociales et d'assurances liées à l'emploi varient en fonction de la structure de l'entreprise (employés travaillant pour un bureau de représentation, une succursale ou une filiale de société étrangère), du poste occupé (directeur représentant, représentant, salarié, etc.) ou des conditions de travail.
    Comment s'implanter au Japon : Section 4. Gestion des ressources humaines


Installation d'un bureau

La recherche d'un bureau demande du temps et des efforts et il est important que vous vous anticipiez vos préparatifs bien à l'avance lorsque vous vous apprêterez à créer une société. Sachez également que la société doit avoir une adresse officielle pour que vous puissiez accomplir toutes les formalités nécessaires à sa création, y compris pour l'enregistrement de la société, les déclarations officielles, la demande de certificat de qualification, l'ouverture d'un compte bancaire et le recrutement du personnel.

  1. Courtier en bureaux
    De nombreuses sociétés étrangères confient la recherche de leurs bureaux à une grosse société de courtage immobilier, capable de proposer un vaste choix de locaux et disposant d'un personnel parlant anglais. Ces intermédiaires prélèvent une commission lors de la signature du bail, généralement équivalente à un mois de loyer, mais ils fournissent gratuitement des listes de locaux, visitent les lieux et vont même jusqu'à négocier les conditions avec les propriétaires d'immeuble. Vous pouvez bien sûr contacter les propriétaires vous-même, mais leurs propositions ne porteront que sur leur propre immeuble, ce qui restreint considérablement vos options.

  2. Choix de l'emplacement
    Plusieurs points importants sont à prendre en considération lors du choix de l'emplacement de votre bureau, notamment la proximité des partenaires commerciaux et des autres entités avec lesquelles la société entretient des relations étroites, l'attrait pour les employés potentiels et la facilité d'accès par les transports en commun. Nous ne saurions trop vous conseiller de bien peser le pour et le contre en termes de commodité, de prix du loyer et autres coûts lorsque vous déciderez de l'emplacement idéal pour votre implantation.
    Outre les bureaux ordinaires (c'est-à-dire un simple bureau vide pour votre entreprise), il existe des bureaux offrant des services qui incluent le plus souvent des services de secrétariat, du mobilier, etc., et des bureaux partagés, où plusieurs entreprises partagent le même bureau, chaque société disposant de son propre espace pour les bureaux, chaises, etc.

  3. Différences dans les pratiques commerciales
    Il existe des différences considérables entre les pratiques commerciales du Japon et celles du reste du monde en matière de location de bureaux ; assurez-vous que vous avez bien compris toutes ces différences avant d'entreprendre des négociations. En particulier, sachez que vous devrez verser une caution (appelée « hoshokin » ou « shikikin »), représentant environ dix mois de loyer, qui servira bien évidemment à couvrir les défauts de paiement ou les dommages causés au bureau ou à la propriété. Lorsque vous quitterez les lieux, cette caution vous sera généralement retournée après déduction des frais encourus pour la remise en état des lieux. Les locataires sont également tenus de verser des frais de services communs qui couvrent l'entretien des surfaces à l'intérieur de l'immeuble dont plusieurs locataires se partagent l'utilisation.

  4. Espaces de bureaux
    Si d'habitude les bureaux japonais sont aménagés en open space avec des « îlots » de bureaux, les entreprises occidentales préfèrent souvent que leurs employés soient installés dans des bureaux individuels cloisonnés. Un espace de ce type pour pour trois personnes plus un espace de réception des clients nécessitera environ 50 m 2 . Toutefois, sachez que bon nombre de propriétaires de nouveaux bureaux refusent de louer de petites superficies et vous devrez donc avoir une idée claire de la superficie dont vous aurez besoin lorsque vous consulterez les pratiques des propriétaires potentiels.

  5. Rénovation de bureaux
    Ces travaux, nécessaires pour obtenir la disposition souhaitée, dépendront largement des normes applicables à l'immeuble. Si vous envisagez simplement d’installer des cloisons, prévoyez une dépense minimale de 10 000 yens au m2.

  6. Équipement et fournitures de bureaux
    Outre les fournitures de bureau, comme la papeterie, vous aurez besoin de louer, acheter ou louer en crédit-bail des équipements de base comme chaises, bureaux, aménagement de l'espace d'accueil des clients, ordinateurs, imprimantes, téléphones ou photocopieurs. Vous devrez comparer les prix et les avantages de chaque option afin de déterminer laquelle convient le mieux à vos besoins.

  7. Télécommunications
    Vous devrez acquérir un « droit de souscription téléphonique » ou un téléphone IP utilisant des lignes sur Internet afin de disposer d'une ligne téléphonique terrestre normale. Il existe des avantages et des inconvénients avec les deux systèmes et il vous est conseillé de bien étudier toutes vos options à l'avance.

  8. Assurances
    Vous aurez également besoin d'une assurance contre l'incendie et les accidents, couvrant les indemnités que le locataire devra verser au propriétaire pour tout dommage subi du fait d'un incendie causé par le locataire, ainsi que les indemnités couvrant les dommages causés aux installations, aménagements et autres. Lorsqu'elles contractent une assurance contre l'incendie et les accidents, bon nombre d'entreprises choisissent des options supplémentaires couvrant les pertes causées par l'interruption des activités commerciales ou les dommages à l'immeuble et aux installations.


Recherche d'un logement

En arrivant au Japon, l'une des premières choses que vous allez devoir faire est de trouver un logement. Vous aurez besoin d'une adresse pour pouvoir obtenir un certificat d'enregistrement de votre sceau personnel, qui est lui-même nécessaire pour accomplir les formalités de création d'une société ou exercer les fonctions du poste de directeur représentant. Comme pour les bureaux, la plupart des gens font appel à un courtier immobilier pour trouver un logement.

  1. Courtiers immobiliers
    Pour leur recherche d'un logement, de nombreux ressortissants étrangers ont recours à un courtier immobilier qui dispose d'un vaste choix de logements et qui parle anglais. Certains courtiers sont spécialisés dans les résidences pour étrangers. La commission de courtage s'élève environ à un mois de loyer (due au moment de la signature du bail), mais vu le temps et les efforts nécessaires pour trouver un logement, il est beaucoup plus efficace de passer par un courtier. Vous devez également savoir que bon nombre de sociétés étrangères prennent elles-mêmes en charge la recherche et la location des logements de leurs employés.

  2. Choix du lieu de résidence
    Lorsque vous choisissez un lieu de résidence, il est toujours préférable de donner la priorité au cadre de vie, c'est-à-dire à des facteurs comme la facilité de transport jusqu'au lieu de travail et la création d'un réseau social avec des compatriotes. Nous ne saurions trop vous conseiller de bien peser le pour et le contre de tous les éléments, commodité, coûts et autres, lorsque vous déciderez du meilleur lieu de résidence.

  3. Différences dans les pratiques commerciales
    Il existe des différences considérables entre les pratiques commerciales du Japon et celles du reste du monde en matière de location de logement (comme de location de bureau). Assurez-vous que vous avez bien compris toutes ces différences avant d'entreprendre des négociations. En particulier, sachez que vous devrez verser une caution (appelée « hoshokin » ou « shikikin »), qui servira bien évidemment à couvrir vos défauts de paiement. Vous devrez peut-être aussi verser un « gage de reconnaissance financière » au propriétaire (appelé « reikin ») pour la « faveur » qu'il vous octroie en vous concédant un droit de location. Préparez-vous à payer pour la caution et le « reikin » l'équivalent de deux à six mois de loyer (y compris le « reikin ») au moment de la signature du bail. La caution vous est généralement rendue lorsque vous quittez le logement, après déduction des frais encourus pour la remise en état des lieux (mais le « reikin » n'est en aucun cas récupérable). Il faut noter récemment, la tendance croissante, de la part des propriétaires, à renoncer à la caution ou au « reikin ».

  4. Superficie
    La superficie d'un logement japonais dépend d'une multitude de facteurs. Pour les personnes qui vivent seules, un deux-pièces avec chambre à coucher, séjour et cuisine peut mesurer entre 50m 2 et 100 m 2 .

  5. Services publics, etc.
    Au Japon, les services publics de base (électricité, gaz et eau) sont fournis par des opérateurs spécifiques pour chaque région. A Tokyo par exemple, il s'agit respectivement de Tokyo Electric Power Company, de Tokyo Gas et du Tokyo Metropolitan Waterworks Bureau. Prenez contact sans faute avec ces fournisseurs de services et indiquez-leur la date à laquelle vous allez commencer à utiliser votre logement, de façon à pouvoir utiliser ces services dès votre emménagement.
    Dans bon nombre de cas, vous devrez acheter un « droit de souscription au téléphone » ou un téléphone IP utilisant les lignes sur Internet pour pouvoir bénéficier d'une ligne téléphonique fixe. Les deux systèmes présentant des avantages et des inconvénients, il vous est conseillé de bien étudier toutes vos options à l'avance.

  6. Divers
    Pour votre ameublement, vous avez plusieurs possibilités : soit faire venir vos meubles au Japon, soit les acheter ou les louer par crédit-bail au Japon, soit louer un appartement meublé. Ces options dépendent des règles en vigueur dans votre entreprise ou votre propre choix. Si vous décidez de faire venir vos meubles, vous devrez entre autres tenir compte des frais. Vous aurez peut-être intérêt à louer les services d'un transporteur ayant des succursales à la fois au Japon et dans votre pays d'origine.


Publicité du lancement de vos activités

Lorsque les procédures de création de votre société sont sur le point d'être achevées, le moment est venu de lancer une campagne publicitaire sur le développement des activités de votre entreprise au Japon. Par la publication de communiqués de presse, l'impression de documents de relations publiques (par exemples des brochures ou des plaquettes) et l'organisation de soirées inaugurales, vous pourrez développer votre réseau de relations et faire connaître à vos partenaires commerciaux et aux autres acteurs du secteur que vous êtes « prêt à faire des affaires ». Bon nombre de sociétés cherchent à développer leurs réseaux en s'inscrivant aux diverses chambres de commerce étrangères présentes au Japon.

Récemment, de nombreuses sociétés ont créé des sites Internet localisés en japonais, liés à leur page d'accueil principale. Il est commode d'utiliser pour ce faire une société spécialisée dans la conception des sites Web. Le coût varie en fonction des besoins de votre société. Un site Internet simple peut être créé pour une somme comprise entre 100 000 et 200 000 yens.


(Mise à jour en juin 2016)